Chaque jour, Internet génère des milliards d’e-mails. Si vous êtes régulièrement en ligne, vous en envoyez probablement une douzaine ou plus sans y réfléchir. Nous prenons cela pour acquis. Mais vous êtes-vous déjà demandé comment ce message passe de votre ordinateur portable à quelqu’un à l’autre bout de la planète ? Que fait exactement un serveur POP3 avec votre courrier ?
La réponse est étonnamment simple. Malgré sa complexité, le courrier électronique repose sur une base remarquablement simple.
Le premier clic
L’histoire commence en 1971. Ray Tomlinson, un ingénieur, envoie le tout premier e-mail. Avant Tomlinson, vous ne pouviez envoyer des messages aux utilisateurs que sur votre propre machine. Son innovation consistait à connecter différentes machines sur l’Internet naissant. Il a utilisé le symbole « @ » pour désigner la machine réceptrice. Cette convention définit toujours chaque adresse e-mail aujourd’hui.
À la base, un e-mail n’a toujours été qu’un simple message texte. Les premiers messages étaient courts. Aujourd’hui, nous attachons des fichiers, ce qui rend les messages plus longs et plus lourds. Mais même avec les pièces jointes, la structure fondamentale reste basée sur le texte. Nous verrons pourquoi cela est important plus tard.
Ce que fait votre client de messagerie
Vous avez probablement vérifié votre boîte de réception avant de lire ceci. Pour afficher ces messages, vous utilisez un client de messagerie.
Certaines personnes préfèrent les logiciels autonomes comme Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora ou Pegasus. D’autres s’appuient sur des clients Web fournis par des services gratuits comme Hotmail ou Yahoo. Si vous êtes un utilisateur d’AOL, vous utilisez leur lecteur propriétaire. Peu importe le client que vous choisissez. Ils remplissent tous les mêmes quatre fonctions de base :
- Ils affichent une liste de messages dans votre boîte aux lettres en utilisant des en-têtes de message. Ces en-têtes indiquent l’expéditeur, le sujet, l’heure, la date et la taille.
- Ils vous permettent de sélectionner un en-tête pour lire le corps réel du message.
- Ils vous permettent de composer de nouveaux messages. Vous saisissez l’adresse e-mail du destinataire, ajoutez un sujet et saisissez le contenu.
- Ils gèrent les pièces jointes, vous permettant d’ajouter des fichiers au courrier sortant et d’enregistrer ceux entrants.
Les clients avancés peuvent avoir des cloches et des sifflets. Filtres, signatures, listes de contacts. Mais sous l’interface utilisateur, c’est tout ce qu’ils font. Ce ne sont que des interfaces pour un système beaucoup plus simple.
Vous avez le client. Vous avez la boîte de réception. Mais sans backend à qui transmettre le message, vous ne faites que crier dans le vide. C’est là qu’intervient le serveur de messagerie. Il s’agit de l’infrastructure qui permet à votre client de se connecter, d’envoyer et de recevoir du courrier.
Pour comprendre plus tard la véritable complexité, il faut d’abord en saisir le strict minimum. À quoi ressemble le serveur de messagerie le plus simple possible ?
La logique des serveurs de base
Si vous savez comment fonctionnent les serveurs Web, vous avez déjà la moitié du tableau. Les machines Internet exécutent des applications qui écoutent sur des ports spécifiques. Ils attendent les connexions. Les serveurs Web écoutent les requêtes HTTP. Les serveurs FTP attendent les transferts de fichiers. Les serveurs de messagerie sont là, à l’écoute des données de courrier.
Imaginez un serveur qui supprime toute la sécurité, le filtrage du spam et la redondance haute disponibilité. Vous vous retrouvez avec une machine exécutant une seule application.
Voici comment fonctionne la version la plus simple :
- Il tient un répertoire des comptes. Chaque personne pouvant recevoir du courrier électronique possède un identifiant unique. Votre compte est peut-être « mbrain ». Celui de John Smith est « jsmith ».
- Pour chaque compte de cette liste, le serveur crée un fichier texte correspondant. Ainsi,
MBRAIN.TXTetJSMITH.TXTexistent dans le répertoire du serveur. - Lorsque vous cliquez sur « Envoyer », votre client de messagerie fait deux choses. Il se connecte au serveur. Il transmet le nom du destinataire (« mbrain »), le nom de l’expéditeur (« jsmith ») et le corps du message (« Marshall, pouvons-nous déjeuner lundi ? John »).
Le serveur ne fait pas grand chose avec ces données. Il formate ces informations. Ensuite, il les ajoute simplement au bas du fichier texte du destinataire.
L’entrée dans MBRAIN.TXT pourrait ressembler à ceci :
De : jsmith
Vers : cerveau
Marshall, on peut déjeuner lundi ? Jean
Il pourrait y avoir un horodatage. Il pourrait y avoir une ligne d’objet. Mais le processus de base est brutal dans sa simplicité. Le serveur prend l’entrée. Il l’écrit dans un fichier. Il se rendort jusqu’à la prochaine connexion.
Ce modèle de base montre pourquoi la configuration du serveur de messagerie est importante. Même dans cette version allégée, le serveur doit mapper avec précision les noms d’utilisateur aux fichiers. Si le routage est erroné, le message n’atteint jamais le fichier texte. Si les autorisations du fichier sont erronées, l’écriture échoue.
Les implémentations dans le monde réel sont bien plus robustes qu’une simple opération d’ajout. Ils gèrent les connexions simultanées, vérifient l’identité des expéditeurs et gèrent d’énormes baies de stockage. Mais le principe fondamental demeure. Les données entrent. Il est dirigé vers une destination. Il est stocké.
Nous aborderons les protocoles spécifiques qui font que cela fonctionne, en commençant par le serveur SMTP, dans la section suivante.
Les débuts du courrier électronique étaient d’une simplicité brutale. Lorsque les gens envoyaient du courrier à « mbrain », le serveur ne triait, ne stockait ou ne mettait rien d’extraordinaire. Il a simplement ajouté ces messages au bas d’un seul fichier texte dès leur arrivée. Ce fichier accumulait cinq ou dix messages. Finalement, je me connecterais pour les lire.
Lorsque j’ai voulu consulter ma boîte de réception, mon client de messagerie s’est connecté à ce serveur. Le système le plus simple possible fonctionnait ainsi :
- Il a demandé au serveur d’envoyer une copie du fichier MBRAIN.TXT.
- Il a demandé au serveur d’effacer et de réinitialiser le fichier MBRAIN.TXT.
- Il a enregistré le fichier localement.
- Il a analysé le fichier en messages séparés en utilisant le mot « De : » comme séparateur.
- Il montrait tous les en-têtes de messages dans une liste.
Double-cliquez sur un en-tête et le client trouve ce message dans le fichier texte et affiche son corps. C’était grossier. C’était basique. Étonnamment, le véritable système de messagerie que vous utilisez quotidiennement n’est pas beaucoup plus compliqué que cela.
Le vrai système de messagerie
Pour la plupart des gens, l’infrastructure est divisée. Le véritable système de messagerie se compose de deux serveurs différents fonctionnant sur la même machine. L’un gère le courrier sortant. L’autre gère le courrier entrant.
Le côté sortant est le serveur SMTP. SMTP signifie Simple Mail Transfer Protocol. C’est le moteur qui diffuse votre message dans le monde.
Le côté entrant est soit un serveur POP3, soit un serveur IMAP. POP signifie Post Office Protocol. IMAP signifie Internet Mail Access Protocol. Les deux s’occupent de vous envoyer du courrier à.
Une configuration typique d’un serveur de messagerie ressemble à ceci :
Le serveur SMTP écoute sur le port numéro 25 bien connu. POP3 écoute sur le port 110. IMAP utilise le port 143. Vous pouvez voir comment fonctionnent les serveurs Web pour plus de détails sur les ports si vous êtes curieux de connaître la plomberie.
Le serveur SMTP
L’envoi d’un e-mail semble instantané. Vous cliquez sur “Envoyer” et c’est parti. Mais sous cette simple action se cache une série chaotique de poignées de main, de recherches et de tentatives. Ce n’est pas magique. C’est un protocole.
Lorsque vous appuyez sur ce bouton, votre client de messagerie cesse d’être le centre de l’univers. Il transmet la charge utile à un serveur SMTP. Dans mon exemple, je suis le cerveau de howstuffworks.com. Je veux parler à jsmith sur mindspring.com. J’utilise Outlook Express.
La configuration est simple. Lors de la création du compte, j’ai indiqué à Outlook Express que le serveur de messagerie de howstuffworks.com est « mail.howstuffworks.com ».
Voici le détail, étape par étape, de ce qui se passe réellement lorsque ce message quitte ma machine.
Le transfert vers le serveur local
Outlook Express ouvre une connexion à « mail.howstuffworks.com » sur le port 25. C’est standard. Il s’agit du port par défaut pour le trafic SMTP.
La conversation est basique. Je dis au serveur qui je suis. Je lui dis qui je veux atteindre. Je vide le corps du message dans le flux.
Le serveur regarde l’adresse « À » : jsmith@mindspring.com.
Il divise la chaîne. La partie locale est « jsmith ». Le domaine est « mindspring.com ».
Si j’avais envoyé ceci à « brain@howstuffworks.com », la logique serait triviale. Le serveur reconnaîtrait le domaine, contournerait complètement le réseau et transmettrait le message directement au serveur POP3 via un programme appelé agent de livraison.
Mais « jsmith » est ailleurs. Le serveur doit quitter le bâtiment.
Demander son chemin
Le serveur SMTP ne peut pas simplement deviner où se trouve « mindspring.com ». Il lui faut des coordonnées.
Il interroge un Serveur de noms de domaine ou DNS. La demande est directe : « Donnez-moi l’adresse IP du serveur SMTP sur mindspring.com. »
Le DNS répond. Il fournit une ou plusieurs adresses IP. Mindspring peut disposer de plusieurs serveurs de messagerie pour l’équilibrage de charge ou la redondance. Le serveur en choisit un et se connecte.
Le relais inter-domaines
Maintenant, « mail.howstuffworks.com » se connecte à « smtp.mindspring.com » (ou à toute autre adresse IP résolue) sur le port 25.
La conversation se répète. Les mêmes commandes de texte simples. La même structure. Le serveur HowStuffWorks transmet le message au serveur Mindspring.
Mindspring regarde à nouveau le destinataire. Il voit « jsmith » et « mindspring.com ». Il sait que cet utilisateur vit sur son propre matériel. Il transmet le message à son serveur POP3. Le message est déposé dans la boîte aux lettres de jsmith.
Que se passe-t-il en cas d’échec ?
Les réseaux abandonnent des paquets. Les serveurs se déconnectent. Parfois, la connexion échoue.
Si « mail.howstuffworks.com » ne parvient pas à atteindre Mindspring, le message ne disparaît pas. Il n’est pas supprimé. Il est en file d’attente.
La plupart des serveurs utilisent un programme appelé sendmail pour gérer cette logistique. Cela crée la file d’attente sendmail.
La file d’attente n’est pas statique. C’est persistant. Sendmail réessayera périodiquement la livraison. L’intervalle standard est souvent toutes les 15 minutes.
Cela dure un moment. Habituellement, après quatre heures, le système vous envoie une notification. Cela vous indique qu’il y a un problème. Cela ne résout pas le problème. Cela vous dit simplement qu’il essaie.
Au bout de cinq jours, la plupart des configurations abandonnent. Le courrier vous est retourné comme non distribué. Vous obtenez le rebond. Vous savez que ça a échoué.
Le langage SMTP
L’ensemble du processus repose sur un vocabulaire très limité. Le serveur SMTP comprend les commandes de texte simples. Si vous regardez le trafic brut, vous les verrez.
Voici les commandes qui pilotent le moteur :
- HELO – C’est ainsi que vous vous présentez. Il établit la séance.
- EHLO – Ceci est également une introduction, mais elle nécessite le mode étendu. Cela indique que le client prend en charge les fonctionnalités modernes.
- MAIL FROM : – Vous spécifiez l’expéditeur ici. C’est votre identité.
- RCPT TO : – Vous spécifiez le destinataire. C’est la destination.
- DATA – Ceci démarre le corps du message. Les en-têtes (À, De, Objet) viennent en premier, suivis du contenu.
- RSET – Réinitialiser la transaction en cours. Recommencez sans fermer la connexion.
- QUITTER – Terminer la session. Ferme la porte.
- AIDE – Demandez une liste des commandes prises en charge.
- VRFY – Vérifiez une adresse. Cet utilisateur existe-t-il réellement ?
- EXPN – Développez une adresse. Habituellement utilisé pour les listes de diffusion.
- VERB – Sortie verbeuse.
Ces commandes constituent le squelette du courrier électronique. Ils sont vieux. Ils sont basés sur du texte. Ils sont étonnamment fragiles. Mais ils continuent à transmettre des milliards de messages chaque jour.
Les serveurs POP3 et IMAP
Dans les itérations les plus simples du protocole POP3, le serveur ne fait pas grand-chose. C’est vraiment juste un seau stupide. Plus précisément, il gère une collection de fichiers en texte brut, un par compte. Lorsqu’un nouveau message arrive, le serveur le place en bas de votre fichier. Pas de tri. Pas d’indexation. Ajoutez simplement.
Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, votre client se connecte à ce serveur sur le port 110. Vous saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Une fois authentifié, le serveur déverrouille ce fichier texte et vous permet de le parcourir. Le langage de commandement est incroyablement clairsemé. Pensez-y comme si vous parliez à un robot qui ne connaît que quelques mots :
- UTILISATEUR – Envoyez votre identifiant.
- PASS – Envoyez votre mot de passe.
- QUITTER – Quittez la conversation.
- LISTE – Montre-moi les messages et leurs tailles.
- RETR – Récupérer le message numéro X.
- DELE – Marquer le numéro de message X pour suppression.
- TOP – Montre-moi les X premières lignes du message numéro Y.
Votre client de messagerie regroupe ces commandes pour faire glisser une copie de votre courrier vers votre disque dur local. Par défaut, il supprime ensuite les originaux du serveur. Le serveur est essentiellement un pont entre votre client et ce fichier texte unique. C’est tellement basique que vous pouvez même vous connecter via telnet sur le port 110 et émettre ces commandes manuellement si vous vous sentez nostalgique.
Le serveur IMAP
POP3 est utile si vous aimez votre courrier électronique sur votre ordinateur portable et jamais sur votre ordinateur de bureau. Ce n’est pas utile si vous souhaitez que votre courrier voyage avec vous. La principale limitation de POP3 est qu’une fois que vous téléchargez un message, il se trouve sur cette machine. Période.
Cela crée des frictions pour les personnes qui basculent entre un ordinateur de bureau au bureau et un ordinateur portable en déplacement. Vous vous retrouvez avec des boîtes de réception fragmentées. Vous vérifiez votre téléphone, voyez le message, puis vérifiez votre ordinateur portable, et c’est parti.
Saisissez IMAP (Internet Mail Access Protocol).
IMAP inverse le script. Au lieu de récupérer les messages et de les supprimer, IMAP conserve tout sur le serveur. Vos dossiers, vos drapeaux, vos dossiers dans les dossiers : ils restent tous sur la machine distante. Lorsque vous recherchez un e-mail, vous ne supprimez pas votre disque local. Le serveur effectue la recherche. Cela signifie que tout appareil auquel vous vous connectez voit exactement le même état de votre boîte de réception.
Il s’agit d’un protocole plus avancé car il suppose que vous souhaiterez peut-être interagir avec votre courrier sans télécharger chaque octet dans votre cache local. Vous pouvez organiser, marquer et déplacer des messages, et ces modifications sont instantanément synchronisées avec le serveur.
Problèmes et pièces jointes IMAP
Les clients de messagerie communiquent avec les serveurs IMAP via le port 143. C’est une conversation construite sur de simples commandes textuelles. Vous demandez de lister les dossiers. Vous demandez des en-têtes de message. Vous extrayez des e-mails spécifiques. Vous supprimez les anciens. Vous effectuez une recherche dans l’ensemble des archives. C’est simple.
Mais il y a un écart. Si votre courrier réside sur un serveur, comment le lire hors ligne ?
La plupart des clients résolvent ce problème en mettant en cache. Ils téléchargent les messages et stockent l’intégralité du contenu localement. Pensez-y comme à une configuration POP3, mais les originaux restent sur le serveur. Vous avez des copies sur votre machine. Vous pouvez désormais lire ou répondre sans connexion Internet.
Lorsque vous vous reconnectez, la synchronisation s’effectue automatiquement. De nouveaux messages arrivent. Le courrier envoyé est évacué. L’état est mis à jour.
Pièces jointes et encodage
Vous pouvez joindre des fichiers aux e-mails. Documents Word. Feuilles de calcul. Fichiers sonores. Logiciel. Instantanés.
Ce ne sont pas des textes. Les corps des e-mails gèrent le texte. Les données binaires rompent le protocole. Quelqu’un devait résoudre ce problème.
Au début, vous utilisiez uuencode. C’était manuel. Vous avez exécuté le programme sur un fichier binaire. Cela a pris 3 octets de ce fichier. Il les a convertis en quatre caractères de texte. La logique est simple : prendre 6 bits, ajouter 32, créer un caractère de texte.
Le résultat est une version codée du fichier. Il ne contient que du texte. Vous avez collé ce texte directement dans le corps de votre message électronique. Cela a fonctionné. C’était maladroit.
Aujourd’hui, le courrier électronique semble simple. On oublie ça. Le système a changé la société. Cela a changé la communication pour toujours. Pourtant, le mécanisme central est étonnamment basique.
Les règles de routage dans des choses comme sendmail deviennent complexes. Mais le principe de base est clair. La prochaine fois que vous cliquerez sur Envoyer, vous saurez exactement comment il y parvient.
Services de messagerie gratuits et payants
Les gens n’utilisent plus Internet uniquement pour naviguer. Ils en dépendent pour organiser leur vie. L’envoi et la réception d’e-mails constituent l’épine dorsale de cette existence numérique. Que vous concluiez une affaire au travail ou que vous preniez contact avec des cousins, c’est dans la boîte de réception que tout se passe.
En mars 2007, le Pew Internet et l’American Life Project ont noté que 91 % des internautes américains étaient en ligne pour envoyer ou lire des e-mails. La moitié de ces utilisateurs le faisaient quotidiennement. Ce volume n’est pas seulement un nombre. C’est un raz-de-marée.
l’ampleur du trafic de courrier électronique
Vous pourriez penser que vous envoyez beaucoup de messages. L’étude du Groupe Radicati d’octobre 2007 relativise. Rien qu’en 2006, 183 milliards d’e-mails ont été envoyés chaque jour.
Ce genre de volume crée un marché. Un énorme. Les utilisateurs ont le choix entre une grande variété de fournisseurs. Le paysage se divise en deux camps clairs.
Prestations gratuites.
Prestations payantes.
Les géants comme Gmail et Yahoo! dominer le niveau gratuit. Ils fonctionnent sur un modèle publicitaire. Les annonceurs paient pour que leurs messages soient exposés aux titulaires de comptes. C’est un métier. Vous bénéficiez d’un espace de stockage et d’outils gratuits ; ils attirent votre attention.
De l’autre côté, vous avez des fournisseurs comme America Online, Apple et NetZero. Ceux-ci facturent des frais. Mais pourquoi payer alors que les options gratuites sont si robustes ?
décomposer les trois grands
Les examens de divers services de messagerie gratuits révèlent des personnalités distinctes pour chaque plateforme. Voici comment se situent les principaux acteurs.
Gmail
Gmail est la réponse de Google à la boîte de réception. Il offre un stockage en ligne pratiquement illimité. Pour les gros utilisateurs, cela compte.
Le véritable pouvoir réside dans son organisation. Gmail propose des méthodes de tri qui vous permettent de passer au crible le bruit. Vous pouvez trouver des messages importants sans vous noyer dans le désordre.
Ce n’est pas parfait pour les puristes de la vie privée. En tant que service gratuit, Gmail expose les utilisateurs à des publicités contextuelles. Ces annonces sont basées sur des mots-clés trouvés dans vos messages. Le système recherche le spam, les vers et les virus, mais il recherche également les données nécessaires à la diffusion d’annonces. Il gère facilement de nombreux types d’accessoires différents.
Yahoo! Courrier
Yahoo! reste l’un des services gratuits les plus populaires. Il offre également un stockage en ligne illimité.
Ce qui le distingue, ce sont les outils intégrés. Yahoo! comprend la messagerie texte et les flux d’actualités RSS. L’interface utilise plus d’une douzaine de filtres pour classer automatiquement les e-mails entrants.
Le courrier indésirable est envoyé dans un dossier spam. Vous pouvez ajouter des e-mails à ce dossier manuellement si nécessaire. Les outils d’organisation par glisser-déposer sont faciles à utiliser. Pour beaucoup, cette simplicité est l’argument de vente.
MSN Windows Hotmail
Hotmail est pris en charge par la technologie Microsoft. Il dispose de 5 Go d’espace de stockage en ligne. Bien que plus petit que les revendications « illimité », 5 Go restent importants pour la plupart des usages personnels.
Le design est polyvalent. Les utilisateurs peuvent personnaliser la couleur et la mise en page de leur gestionnaire de messagerie. Vous avez le choix entre un format classique et familier et un look actualisé avec de nouvelles fonctionnalités.
Les fonctionnalités de sécurité Microsoft associées aux outils de glisser-déposer familiers ajoutent au confort. Si vous êtes habitué aux produits Microsoft, Hotmail apparaît comme une extension naturelle de votre flux de travail.
quand envisager d’envoyer des e-mails payants
Les fournisseurs payants comme Juno, EarthLink et Webmail.us proposent différentes propositions de valeur. Ils offrent souvent un espace de stockage accru, mais c’est rarement le principal attrait.
Le plus gros avantage est la personnalisation. Il est plus facile d’obtenir une adresse e-mail personnalisée. Vous pouvez incorporer votre vrai nom. Cela a l’air professionnel. Cela semble permanent.
Les services payants permettent souvent aux utilisateurs de conserver la même adresse e-mail même s’ils changent de FAI. Vous n’êtes pas enfermé dans l’infrastructure d’un fournisseur. Ils sélectionnent également les utilisateurs des annonceurs. Si vous détestez voir des publicités dans votre boîte de réception, c’est une fonctionnalité qui vaut la peine d’être payée.
Les problèmes de support sont plus faciles à résoudre. Les fonctionnalités spéciales incluent des filtres anti-spam personnalisés, des comptes de messagerie supplémentaires et un accès mobile.
l’option cachée
N’oubliez pas votre FAI. La plupart des fournisseurs de services Internet peuvent servir de fournisseur de messagerie sans frais supplémentaires. C’est souvent enfoui dans les décors, mais c’est là.
D’autres services de messagerie payants sont spécialisés dans les comptes de petites entreprises. Ils aident les entreprises à acheter et à maintenir un nom de domaine. Si vous dirigez une entreprise, un domaine personnalisé n’est pas négociable.
Pour tous les autres, le niveau gratuit est suffisant. Les outils sont puissants. Le stockage est suffisant. Le compromis avec les publicités est gérable.
Nous vous proposerons ensuite quelques conseils d’étiquette lorsque vous écrivez et envoyez des messages électroniques. Les règles sont différentes de ce que vous pourriez penser.
Pourquoi la tonalité de votre e-mail échoue avant son envoi
Vous ne crieriez pas après un collègue dans le couloir. Vous n’utiliseriez pas d’argot avec le patron d’un client. Mais dès que vous ouvrez un client de messagerie, ces filtres professionnels se dissolvent souvent. L’écran crée de la distance. Cela rend l’impolitesse facile à manquer, même lorsqu’elle est là en caractères gras.
La plupart des gens conviennent que le langage grossier n’a pas sa place dans les affaires. Mais qu’en est-il d’élever la voix ? Vous ne pouvez pas élever la voix dans un texte. Ou pouvez-vous ? Les lignes sont floues. Et les traverser peut rapidement vous coûter de la crédibilité.
Voici comment arrêter de vous faire des ennemis et commencer à obtenir des réponses.
Les bases : respecter leur temps
Les gens sont occupés. Ils jonglent entre Slack, Zoom et leur travail actuel. Si vous leur faites chercher du contexte, vous avez déjà perdu.
Utilisez la ligne d’objet. Ce n’est pas une suggestion. C’est une feuille de route. Si vous l’ignorez, vous obligez le destinataire à deviner ce qu’il y a à l’intérieur. Ils sont pressés. Donnez-leur l’indice. Cela les aide à faire le tri. Cela les aide à établir des priorités.
Soyez bref. Peu m’importe à quel point vous êtes spirituel. Enregistrez les jeux de mots pour la carte d’anniversaire. Énoncez le message. Ensuite, énoncez la demande. Des instructions claires battent à chaque fois une prose intelligente.
Gardez cela personnel. Arrêtez de mettre en copie tous les membres de l’équipe. Cela encombre les boîtes aux lettres. Le destinataire principal se demande alors pourquoi il est au courant. À moins qu’il n’y ait une raison spécifique et valable de copier quelqu’un, gardez la conversation directe. Un expéditeur. Un récepteur.
Répondez rapidement. Même si vous n’avez pas encore la réponse. Dis-le. “J’ai besoin de plus de temps” vaut mieux que le silence. Le silence ressemble à de l’incompétence. Ou l’indifférence.
Le déficit d’intelligence émotionnelle
Les gens sont sensibles. Le texte manque de ton. Cela manque de nuance. Vous devez travailler plus dur pour être clair.
Ne pas trop ponctuer. Des points d’interrogation comme “?????” ou des points d’exclamation comme “!!!!” ne traduisez pas l’urgence. Ils véhiculent de la frustration. On dirait que tu cries. Utilisez une ponctuation normale. Laissez les mots faire le gros du travail.
N’utilisez jamais de majuscules. Cela se lit comme un cri. C’est agressif. Si vous avez besoin d’insister sur un point, écrivez-le. “Je voudrais souligner que…” fonctionne. « FAITES CECI MAINTENANT » crée une attitude défensive.
Lisez-le à voix haute. Cela semble ringard. Ça marche. Mettez-vous à la place du destinataire. Si vous prononcez la phrase à voix haute, est-ce qu’elle semble dure ? Cela semble-t-il passif-agressif ? Une fois que vous avez appuyé sur Envoyer, vous ne pouvez plus le retirer. N’oubliez pas que le destinataire dispose d’une imprimante. Ils ont un bouton avant. N’écrivez jamais quelque chose que vous ne voudriez pas diffuser dans toute l’entreprise.
N’écrivez pas lorsque vous êtes en colère. C’est le plus gros piège. Vous ressentez la chaleur. Vous tapez le feu. Vous appuyez sur envoyer. Et puis tu ne peux pas le reprendre. Cela revient vous hanter. Éloignez-vous. Dormez dessus. L’e-mail sera toujours là demain. Votre réputation ne l’est peut-être pas.
La barrière de la langue
Tout le monde n’est pas aussi « branché » que vous. L’argot numérique natif ne se traduit pas à travers les générations ou les cultures.
Symboles de limite. Les émojis sont à la mode. Ils transmettent l’humeur. Mais connaissez-vous la différence entre un sourire sarcastique et un sourire malicieux ? Probablement. Est-ce que votre destinataire ? Peut être. Peut-être pas. Le risque d’infraction involontaire est trop élevé. Évitez-les.
Réduire les abréviations. À mon humble avis. FWIW. ROTFL. Cela pourrait être clair pour vous. Ils pourraient frustrer et dérouter le destinataire. La clarté est reine. Si vous devez expliquer l’acronyme, vous avez déjà échoué.
Le courrier électronique est une lettre commerciale. Cela l’a toujours été. Ignorer les règles de base de la formalité est un manque de respect. Cela indique que vous pensez que le temps du destinataire est moins précieux que le vôtre. Ne laissez pas l’informalité ruiner votre réputation professionnelle.
Plongées plus profondes
Si vous souhaitez comprendre la plomberie derrière le courrier que vous envoyez, examinez l’infrastructure.
Comment fonctionnent les serveurs Web explique les machines qui reçoivent votre demande.
Comment fonctionnent les serveurs de noms de domaine : montre comment passer de “google.com” à une adresse IP.
Comment fonctionne l’infrastructure Internet cartographie les câbles physiques et les routeurs.
Comment fonctionnent les routeurs détaille les agents de la circulation sur le Web.
Comment fonctionnent les pages Web décompose le HTML et le CSS.
Comment fonctionnent les octets et les bits entre dans les données brutes.
Comment fonctionnent les virus informatiques vous rappelle pourquoi la sécurité est importante.
Pour les normes techniques qui régissent ce gâchis, consultez RFC 822 et RFC 1123. Ils définissent les protocoles de base. Le protocole postal est la vieille garde. C’est toujours pertinent pour certains systèmes existants.
Les règles changent. La technologie évolue. La grossièreté demeure.
