Každý den internet generuje miliardy e-mailů. Pokud pravidelně surfujete na internetu, pravděpodobně posíláte tucet nebo více zpráv, aniž byste o tom přemýšleli. Bereme to jako samozřejmost. Přemýšleli jste ale někdy o tom, jak vaše zpráva putuje z vašeho notebooku k adresátovi na druhé straně planety? Co přesně POP3 server dělá s vaší poštou?
Odpověď je překvapivě jednoduchá. Navzdory své složitosti je e-mail postaven na překvapivě jednoduchém základě.
První kliknutí
Příběh začíná v roce 1971. Inženýr Ray Tomlinson poslal vůbec první e-mail. Před Tomlinsonem jste mohli komunikovat s uživateli pouze na svém vlastním počítači. Jeho inovací bylo propojit různé stroje prostřednictvím vznikajícího internetu. K označení přijímajícího stroje použil symbol @. Tato konvence stále definuje každou e-mailovou adresu.
Ve svém jádru nebyl e-mail vždy nic jiného než jednoduchá textová zpráva. První zprávy byly krátké. Dnes připojujeme soubory, takže zprávy jsou delší a těžší. Ale i s přílohami zůstává základní struktura textová. Proč je to důležité, uvidíme později.
Co dělá váš e-mailový klient?
Pravděpodobně jste zkontrolovali svou doručenou poštu, než jste začali číst tento text. K zobrazení těchto zpráv použijte poštovní klient.
Někteří preferují samostatný software, jako je Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora nebo Pegasus. Jiní spoléhají na webové klienty poskytované bezplatnými službami, jako je Hotmail nebo Yahoo. Pokud jste uživatelem AOL, používáte jejich proprietárního klienta. Je jedno, jakého klienta si vyberete. Všechny plní stejné čtyři základní funkce:
- Zobrazují seznam zpráv ve vaší doručené poště pomocí záhlaví zpráv. Tato záhlaví zobrazují odesílatele, předmět, čas, datum a velikost.
- Umožňují vám vybrat záhlaví pro přečtení hlavního těla zprávy.
- Umožňují vám vytvářet nové zprávy. Zadáte e-mailovou adresu příjemce, přidáte předmět a napíšete obsah.
- Zpracovávají přílohy, což vám umožňuje přidávat soubory do odchozí pošty a ukládat ty příchozí.
Pokročilí klienti mohou mít další funkce. Filtry, podpisy, seznamy kontaktů. Ale pod rozhraním to je vše, co dělají. Jsou to jen rozhraní k mnohem jednoduššímu systému.
Máte klienta. Máte příchozí zprávy. Ale bez backendu, kterému byste e-mail předali, jen křičíte do prázdna. Zde vstupuje do hry mailový server. Toto je infrastruktura, která umožňuje vašemu klientovi připojit se, odesílat a přijímat poštu.
Abyste v budoucnu pochopili skutečnou složitost, musíte nejprve zvládnout naprosté minimum. Jak vypadá nejjednodušší možný poštovní server?
Základní logika serveru
Pokud víte, jak fungují webové servery, pak už máte poloviční obrázek. Počítače na internetu spouštějí aplikace, které naslouchají na konkrétních portech. Čekají na spoje. Webové servery naslouchají požadavkům HTTP. FTP servery čekají na přenos souborů. Poštovní servery sedí a naslouchají datům pošty.
Představte si server, ze kterého bylo odstraněno veškeré zabezpečení, filtrování spamu a redundance, aby byla zajištěna vysoká dostupnost. Zůstává stroj s jednou aplikací.
Nejjednodušší verze funguje takto:
- Vede adresář účtů. Každá osoba, která může přijímat poštu, má jedinečné ID. Váš účet může být
mozek. John Smith májsmith. - Pro každý účet v tomto seznamu server vytvoří odpovídající textový soubor. V adresáři serveru tedy existují soubory
MBRAIN.TXTaJSMITH.TXT. - Když kliknete na “Odeslat”, váš e-mailový klient provede dvě věci. Připojí se k serveru. Předá jméno příjemce (
mbrain), jméno odesílatele (jnovak) a tělo zprávy (“Maršálko, můžeme v pondělí obědvat? John”).
Server s těmito daty moc nenadělá. Formátuje tyto informace. Poté jej jednoduše připojí na konec textového souboru příjemce.
Záznam v souboru MBRAIN.TXT může vypadat takto:
Od: jsmith
Komu: mozek
Marshalle, můžeme mít v pondělí oběd? Johne
Může být přidáno časové razítko. Lze přidat předmět. Ale základní proces je neuvěřitelně jednoduchý. Server přijímá vstup. Zapíše je do souboru. Vrátí se do pohotovostního režimu až do dalšího připojení.
Tento základní model vysvětluje, proč je důležité nastavit poštovní server. I v této zkrácené verzi musí server přesně přiřazovat uživatelská jména k souborům. Pokud je směrování provedeno nesprávně, zpráva se nikdy nedostane do textového souboru. Pokud nejsou správně nastavena oprávnění k souboru, operace zápisu se nezdaří.
Skutečné implementace jsou mnohem spolehlivější než jednoduché připojení na konec operace se souborem. Zpracovávají souběžná připojení, ověřují identitu odesílatelů a spravují masivní pole úložiště. Ale základní princip zůstává stejný. Data přicházejí. Míří k cíli. Jsou zachráněni.
V další části se blíže podíváme na konkrétní protokoly, díky kterým to funguje, počínaje serverem SMTP.
V prvních dnech byl e-mail extrémně jednoduchý. Když lidé posílali e-maily na mozek, server netřídil, neukládal ani neřadil do fronty žádná složitá data. Jednoduše připojil tyto zprávy na konec jednoho textového souboru, jakmile dorazily. V tomto souboru se nahromadilo pět nebo deset zpráv. Nakonec jsem se přihlásil, abych si je mohl přečíst.
Když jsem chtěl zkontrolovat příchozí poštu, můj e-mailový klient se připojil k tomuto serveru. Nejjednodušší možný systém fungoval takto:
- Požádal server o zaslání kopie souboru MBRAIN.TXT.
- Požádala server o vymazání a resetování souboru MBRAIN.TXT.
- Uložila soubor lokálně.
- Rozdělila soubor na samostatné zprávy a jako oddělovač použila slovo “Od:”.
- Zobrazí všechna záhlaví zpráv v seznamu.
Dvojité kliknutí na název umožnilo klientovi najít tuto zprávu v textovém souboru a zobrazit její tělo. Bylo to primitivní. Bylo to základní. Skutečný e-mailový systém, který používáte každý den, překvapivě není o moc složitější.
Skutečný e-mailový systém
Pro většinu lidí je infrastruktura rozdělená. Skutečný e-mailový systém se skládá ze dvou různých serverů běžících na stejném počítači. Jeden zpracovává odchozí poštu. Druhý je příchozí.
Odchozí stranou je server SMTP. SMTP je zkratka pro Simple Mail Transfer Protocol. Je to motor, který vysílá vaši zprávu do světa.
Příchozí strana je buď POP3 server nebo IMAP server. POP je zkratka pro Post Office Protocol. IMAP je zkratka pro Internet Mail Access Protocol. Oba se zabývají doručováním pošty k vám.
Typické nastavení poštovního serveru vypadá takto:
[IMG:0]
Server SMTP naslouchá na standardním portu 25. POP3 naslouchá na portu 110. IMAP používá port 143. Pokud se chcete dozvědět podrobnosti o fungování portů, můžete se podívat na fungování webových serverů.
Server SMTP
Odeslání e-mailu se zdá být okamžité. Kliknete na “Odeslat” a zpráva zmizí. Ale za touto jednoduchou akcí se skrývá chaotická série podání rukou, žádostí a opakování. Není to magie. Toto je protokol.
Když kliknete na toto tlačítko, váš e-mailový klient již není středem vesmíru. Přenáší užitečné zatížení (data zpráv) na server SMTP. V mém příkladu jsem mozek na doméně howstuffworks.com. Chci mluvit s jsmithem na mindspring.com. Používám Outlook Express.
Nastavení je jednoduché. Při vytváření účtu jsem Outlook Express řekl, že poštovní server pro howstuffworks.com je mail.howstuffworks.com.
Níže je podrobný popis toho, co se skutečně stane, když zpráva opustí můj počítač.
Přenést na místní server
Outlook Express se připojuje k mail.howstuffworks.com na portu 25. To je standardní. Toto je výchozí port pro provoz SMTP.
Rozhovor je elementární. Říkám serveru, kdo jsem. Říkám mu, koho chci kontaktovat. Předávám tělo zprávy do datového toku.
Server se podívá na adresu “Komu”: [email protected].
Rozděluje linii. Místní část je jsmith. Doména – mindspring.com.
Kdybych to poslal na [email protected], logika by byla triviální. Server by rozpoznal doménu, zcela by obešel síť a předal zprávu přímo serveru POP3 prostřednictvím programu zvaného delivery agent.
Ale jsmith je na jiném místě. Server musí jít mimo svou síť.
Vyžádejte si trasu
Server SMTP nemůže jen odhadnout, kde se mindspring.com nachází. Potřebuje souřadnice.
Vyžaduje informace od serveru doménových jmen nebo DNS. Požadavek je přímý: “Dejte mi IP adresu serveru SMTP pro mindspring.com.”
DNS odpovídá. Poskytuje jednu nebo více IP adres. Mindspring může mít více poštovních serverů pro vyrovnávání zátěže nebo odolnost proti chybám. Server jeden vybere a naváže spojení.
Přenos mezi doménami
Nyní se mail.howstuffworks.com připojuje k smtp.mindspring.com (nebo jakékoli IP adrese, na kterou oprávnění ukazuje) na portu 25.
Rozhovor se opakuje. Stejné jednoduché textové příkazy. Stejná struktura. Server HowStuffWorks předá zprávu serveru Mindspring.
Mindspring se ohlíží zpět na příjemce. Vidí jsmith a mindspring.com. Ví, že tento uživatel používá svůj vlastní hardware. Předá zprávu svému POP3 serveru. Zpráva je umístěna do poštovní schránky jsmith.
Co se stane, když dojde k poruše?
Sítě ztrácejí pakety. Servery se vypínají. Někdy není spojení navázáno.
Pokud mail.howstuffworks.com nemůže dosáhnout Mindspring, zpráva nezmizí. Není smazáno. Je zařazen do fronty.
Většina serverů používá ke správě této logistiky program nazvaný sendmail. Tím se vytvoří fronta odesílání pošty.
Fronta není statická. Je trvalý (uložený). Sendmail se pravidelně pokouší o doručení. Standardní interval je často 15 minut.
To chvíli pokračuje. Obvykle po čtyřech hodinách vám systém pošle upozornění. Hlásí, že je problém. Ona to neřeší. Jednoduše říká, že se to snaží vyřešit.
Po pěti dnech to většina konfigurací vzdá. Dopis se vám vrací jako nedoručitelný. Obdržíte vrácenou zprávu. Víte, doručení se nezdařilo.
Jazyk SMTP
Celý proces se opírá o velmi omezenou slovní zásobu. SMTP server rozumí jednoduchým textovým příkazům. Když se podíváte na surový provoz, uvidíte je.
Zde jsou příkazy, které uvádějí mechanismus do pohybu:
- HELO – Toto je způsob, jak se představit. Zakládá relaci.
- EHLO – Toto je také zobrazení, ale vyžaduje pokročilý režim. Signalizuje, že klient podporuje moderní funkce.
- MAIL FROM: – Zde určíte odesílatele. Toto je vaše identita.
- RCPT TO: – Zde určíte příjemce. Toto je cíl.
- DATA – Toto je začátek těla zprávy. Nejprve jsou nadpisy (Komu, Od, Předmět), poté následuje obsah.
- RSET – Obnovení aktuální transakce. Začněte znovu bez uzavření spojení.
- QUIT – Ukončete relaci. ZAVÍREJTE DVEŘE.
- HELP – Vyžádejte si seznam podporovaných příkazů.
- VRFY – Zkontrolujte adresu. Opravdu tento uživatel existuje?
- EXPN – Rozbalte adresu. Obvykle se používá pro seznamy adresátů.
- VERB – Podrobný výstup.
Tyto příkazy jsou kostrou e-mailu. Jsou staří. Jsou založeny na textu. Jsou překvapivě křehké. Ale stále přesouvají miliardy zpráv každý den.
Servery POP3 a IMAP
V nejjednodušších implementacích protokolu POP3 server neprovádí složité úkoly. V podstatě je to jen “hloupé” úložiště. Konkrétněji podporuje sadu textových souborů – jeden pro každý účet. Když přijde nová zpráva, server ji jednoduše připojí na konec vašeho souboru. Žádné třídění. Žádné indexování. Jen dodat na konec.
Když otevřete složku Doručená pošta, váš klient se připojí k tomuto serveru na portu 110. Zadáte své uživatelské jméno a heslo. Po ověření server tento textový soubor odemkne a umožní vám zobrazit jeho obsah. Příkazový jazyk je extrémně lakonický. Představte si, že komunikujete s robotem, který zná jen pár slov:
- USER – odešlete své ID.
- PASS — pošlete své heslo.
- QUIT — ukončení relace.
- LIST — zobrazit seznam zpráv a jejich velikosti.
- RETR — příjem zprávy číslo X.
- DELE — označte zprávu číslo X pro smazání.
- TOP — ukažte mi prvních X řádků čísla zprávy Y.
Váš e-mailový klient kombinuje tyto příkazy a stahuje kopii vaší pošty na váš místní pevný disk. Ve výchozím nastavení pak odstraní originály ze serveru. Server je v podstatě mostem mezi vaším klientem a tímto jediným textovým souborem. Je to tak jednoduché, že můžete dokonce telnet do portu 110 a ručně zadat tyto příkazy, pokud máte trochu nostalgie.
Server IMAP
POP3 je užitečný, pokud dáváte přednost čtení e-mailů na notebooku a nikdy ne na stolním počítači. Není to užitečné, pokud chcete, aby vaše pošta cestovala s vámi. Hlavním omezením POP3 je, že jakmile je zpráva stažena, zůstává na daném zařízení. Tečka.
To vytváří nepohodlí pro lidi, kteří na cestách přecházejí mezi stolním počítačem v kanceláři a notebookem. Skončíte s roztříštěnou doručenou poštou. Zkontrolujete svůj telefon, uvidíte zprávu, pak zkontrolujete svůj notebook a není tam.
Na scénu přichází IMAP (Internet Message Access Protocol).
IMAP staví tuto situaci na hlavu. Místo stahování zpráv a jejich mazání ze serveru IMAP vše ukládá na server. Vaše složky, příznaky, podsložky – to vše zůstává na vzdáleném počítači. Když hledáte e-mail, neprocházíte místní disk. Vyhledávání provádí server. To znamená, že každé zařízení, ke kterému se připojíte, uvidí přesně stejný stav vaší poštovní schránky.
Jedná se o pokročilejší protokol, protože vám umožňuje pracovat s poštou, aniž byste museli stahovat každý bajt do místní mezipaměti. Zprávy můžete organizovat, označovat a přesouvat a tyto změny jsou okamžitě synchronizovány se serverem.
Problémy a přílohy IMAP
E-mailoví klienti komunikují se servery IMAP na portu 143. Tato komunikace je založena na jednoduchých textových příkazech. Žádáte o seznam složek. Požadujete záhlaví zpráv. Stáhnete si konkrétní e-maily. Ty staré smažeš. Prohledáváte celou archivní databázi. Je to jednoduché.
Ale je tu mezera. Pokud je vaše pošta uložena na serveru, jak ji můžete číst offline?
Většina klientů řeší tento problém pomocí ukládání do mezipaměti. Stahují zprávy a ukládají svůj celý obsah lokálně. Toto je podobné nastavení POP3, ale originály zůstávají na serveru. V počítači máte kopie. Nyní můžete číst nebo odpovídat na e-maily bez připojení k internetu.
Když se znovu připojíte, synchronizace proběhne automaticky. Přicházejí nové zprávy. Odeslané dopisy jsou odeslány pryč. Stav je aktualizován.
Přílohy a kódování
K e-mailům můžete přikládat soubory. Word dokumenty. Tabulky. Zvukové soubory. Software. Snímky obrazovky.
Toto není text. Těla e-mailů pracují s textem. Binární data narušují protokol. Někdo to musel opravit.
V prvních dnech jste používali uuencode. Bylo to manuální. Spustili jste program v binárním souboru. Vzala 3 bajty z tohoto souboru. Převedl je do čtyř textových znaků. Logika je jednoduchá: vezměte 6 bitů, přidejte 32 a vytvořte textový znak.
Výsledkem je zakódovaná verze souboru. Obsahuje pouze text. Tento text jste vložili přímo do těla svého e-mailu. Fungovalo to. Bylo to nepohodlné.
Dnes se e-mail zdá jednoduchý. Na tohle zapomínáme. Systém změnil společnost. Změnilo to navždy komunikaci. Základní mechanismus je však překvapivě jednoduchý.
Pravidla směrování ve věcech, jako je sendmail, jsou složitá. Ale hlavní tok je jasný. Až příště stisknete odeslat, budete přesně vědět, jak se tam e-mail dostal.
Bezplatné a placené e-mailové služby
Lidé už internet nepoužívají jen k procházení webu. Spoléhají na to, že si uspořádají život. Odesílání a přijímání e-mailů je základem této digitální existence. Ať už uzavíráte smlouvu v práci nebo jste v kontaktu s rodinou, vše se odehrává ve vaší doručené poště.
V březnu 2007 si Pew Internet and American Life Project všimly, že 91 % uživatelů internetu v USA přešlo na internet, aby posílali nebo četli e-maily. Polovina těchto uživatelů to dělala denně. Toto množství dat není jen číslo. Je to tsunami.
rozsah poštovního provozu
Můžete mít pocit, že posíláte spoustu zpráv. Studie Radicati Group z října 2007 uvádí věci do perspektivy. Jen v roce 2006 bylo denně odesláno 183 miliard e-mailů.
Tento objem vytváří trh. Obrovský trh. Uživatelé mají obrovský výběr poskytovatelů. Trh je jasně rozdělen na dva tábory.
Bezplatné služby.
Placené služby.
Giganti jako Gmail a Yahoo! ovládnout volný segment. Pracují na reklamním modelu. Inzerenti platí za zobrazení jejich příspěvků majitelům účtů. Tohle je dohoda. Získáte bezplatné úložiště a nástroje; upoutají vaši pozornost.
Na druhou stranu máte poskytovatele jako America Online, Apple a NetZero. Účtují poplatek. Ale proč platit, když jsou bezplatné možnosti tak funkční?
analýza tří hlavních hráčů
Recenze různých bezplatných e-mailových služeb ukazují, že každá platforma má své vlastní charakteristiky. Zde je návod, jak soutěží hlavní hráči.
Gmail
Gmail je odpovědí Googlu na potřebu inboxu. Nabízí prakticky neomezené cloudové úložiště. Pro aktivní uživatele je to důležité.
Skutečná síla spočívá v organizaci. Gmail poskytuje metody řazení, které vám umožňují odfiltrovat informační šum. Můžete najít důležité zprávy, aniž byste se ztratili v nepořádku.
Není to ideální pro ty, kteří se zajímají o soukromí. Jako bezplatná služba Gmail vystavuje uživatele kontextové reklamě. Tyto reklamy jsou založeny na klíčových slovech nalezených ve vašich příspěvcích. Systém skenuje nevyžádanou poštu, červy a viry, ale také skenuje data, aby zobrazoval reklamu. Snadno zvládá různé typy investic.
Yahoo! Mail
Yahoo! zůstává jednou z nejoblíbenějších bezplatných služeb. Nabízí také neomezené cloudové úložiště.
To, čím se odlišuje od svých konkurentů, jsou integrované nástroje. Yahoo! zahrnuje textové zprávy a kanály RSS zpráv. Rozhraní používá více než tucet filtrů pro automatické třídění příchozích e-mailů.
Spam je odesílán do složky Spam. V případě potřeby můžete ručně přidat písmena do této složky. Nástroje pro organizaci přetahováním se snadno používají. Pro mnohé je tato jednoduchost klíčovou výhodou.
MSN Windows Hotmail
Služba Hotmail je podporována technologiemi společnosti Microsoft. Nabízí 5 GB online úložiště. I když je to méně, než slibují „neomezené“ plány, 5 GB je stále dost pro většinu osobních potřeb.
Design je univerzální. Uživatelé si mohou přizpůsobit barvu a rozvržení svého e-mailového správce. Na výběr je mezi klasickým, známým formátem a aktualizovaným vzhledem s novými funkcemi.
Funkce zabezpečení společnosti Microsoft v kombinaci se známými nástroji přetahování zvyšují pohodlí. Pokud jste zvyklí na produkty Microsoftu, Hotmail vám připadá jako přirozené rozšíření vašeho pracovního postupu.
kdy zvážit placený e-mail
Placení poskytovatelé jako Juno, EarthLink a Webmail.us nabízejí další výhody. Často zvyšují skladovací kapacitu, ale to je zřídka hlavním důvodem volby.
Hlavní výhodou je přizpůsobení. Je snazší získat personalizovanou e-mailovou adresu. Můžete použít své skutečné jméno. Vypadá to profesionálně. Vypadá to spolehlivě.
Placené služby často umožňují uživatelům ponechat si stejnou e-mailovou adresu, i když změní poskytovatele internetu. Nejste vázáni na infrastrukturu konkrétního poskytovatele. Také chrání uživatele před inzerenty. Pokud se vám nelíbí, že se vám v doručené poště zobrazují reklamy, je to funkce, za kterou se vyplatí zaplatit.
Problémy s podporou se řeší snadněji. Mezi speciální funkce patří přizpůsobitelné filtry nevyžádané pošty, další poštovní schránky a mobilní přístup.
skrytá možnost
Nezapomeňte na svého poskytovatele internetových služeb (ISP). Většina ISP může poskytovat e-mailové služby bez dalších nákladů. Tato funkce je často skrytá v nastavení, ale je tam.
Další placené e-mailové služby se specializují na účty pro malé firmy. Pomáhají firmám nakupovat a udržovat doménové jméno. Pokud podnikáte, vlastní doména je nutností.
Pro všechny ostatní stačí bezplatný plán. Nástroje jsou mocné. Úložného prostoru je dostatek. Kompromis s reklamou je zvládnutelný.
V další části nabídneme několik tipů na etiketu při psaní a odesílání e-mailů. Pravidla se liší od toho, co byste mohli očekávat.
Proč váš e-mailový tón selže ještě předtím, než jej odešlete
Na kolegu byste na chodbě nekřičeli. Při rozhovoru se šéfem klienta byste nepoužili slang. Jakmile však otevřete e-mailového klienta, tyto profesionální filtry často zmizí. Obrazovka vytváří vzdálenost. Je snadné přehlédnout hrubost, i když je napsána tučně.
Většina lidí souhlasí s tím, že sprosté výrazy nemají v obchodním prostředí místo. Co takhle zvýšit hlas? V textu nemůžete zvýšit hlas. Nebo je to možné? Hranice jsou rozmazané. A jejich překročení vás může rychle stát vaši důvěryhodnost.
Zde je návod, jak si přestat dělat nepřátele a začít získávat odpovědi.
Základy: Respektujte jejich čas
Lidé jsou zaneprázdněni. Současně sledují Slacka, účastní se schůzek Zoom a dělají svou každodenní práci. Pokud je donutíte hledat souvislosti, už jste prohráli.
Použijte předmět. Toto není doporučení. Toto je cestovní mapa. Pokud to vynecháte, nutíte příjemce hádat, co je uvnitř. Jsou ve spěchu. Dejte jim nápovědu. To jim pomůže stanovit priority. To pomůže určit důležitost.
Buď stručná. Nezajímá mě, jak jsi vtipný. Uložte si slovní hříčky na přání k narozeninám. Uveďte podstatu sdělení. Poté zformulujte svůj požadavek. Jasné pokyny vždy trumfují sofistikovaný styl.
Nechte to osobní. Přestaňte přidávat všechny členy týmu do kopie (CC). Zacpává poštovní schránky. To nechá primárního příjemce přemýšlet, proč je zahrnut do korespondence. Pokud neexistuje konkrétní a pádný důvod někoho kopírovat, komunikujte přímo. Jeden odesílatel. Jeden příjemce.
Odpovězte rychle. I když ještě nemáte odpověď. Nahlaste to. „Potřebuji více času“ je lepší než ticho. Mlčení vypadá jako neschopnost. Nebo lhostejnost.
Propast v emoční inteligenci
Lidé jsou citliví. Text postrádá tón. Není v tom žádná nuance. Musíte vynaložit více úsilí, abyste byli pochopeni.
Nepoužívejte nadměrnou interpunkci. Více otazníků, jako je “?????” nebo vykřičníky jako “!!!!” nevyjadřují naléhavost. Vyjadřují podráždění. Vypadají, jako bys křičel. Používejte normální interpunkci. Nechte slova dělat většinu práce.
Nikdy nepište VELKÝMI PÍSMENY. Zní to jako výkřik. Je to agresivní. Pokud potřebujete zdůraznit důležitý bod, napište jej slovy. „Chtěl bych zdůraznit, že…“ funguje. „UDĚLEJ TO HNED“ spustí obrannou reakci.
Přečtěte si to nahlas. Zní to banálně. Ale funguje to. Představte si sebe na místě příjemce. Když větu vyslovíte nahlas, zní to drsně? Zní to pasivně-agresivně? Jakmile kliknete na “Odeslat”, nebudete moci e-mail vzít zpět. Nezapomeňte, že příjemce má tiskárnu. Má tlačítko “Vpřed”. Nikdy nepište nic, co byste nechtěli kolovat po celé společnosti.
Nepiš, když se zlobíš. To je největší úskalí. Cítíte horko. Píšeš ohnivá slova. Kliknete na “Odeslat”. A pak je nemůžete vzít zpět. Vrací se vám to. Odstěhujte se. Vyspi se s tím. Dopis tam bude i zítra. Vaše pověst možná ne.
Jazyková bariéra
Ne každý je tak „informovaný“ jako vy. Digitální nativní slang se nepřekládá napříč generacemi a kulturami.
Omezte používání symbolů. Smajlíky jsou teď trendy. Předávají náladu. Ale víte, jaký je rozdíl mezi sarkastickým úsměvem a šibalským úsměvem? Pravděpodobně ano. A co váš příjemce? Možná ano. Možná ne. Riziko neúmyslného přestupku je příliš vysoké. Vyhýbejte se jim.
Omezte škrty na minimum. IMHO (podle mého skromného názoru). FWIW (mimochodem). ROTFL (umírám smíchy). Mohou vám být jasné. Pro příjemce mohou být nepříjemné a matoucí. Jasnost je král. Pokud musíte vysvětlit zkratku, už jste prohráli.
Email je obchodní dopis. Vždycky byla. Ignorování základních pravidel formality svědčí o neúctě. To signalizuje, že čas příjemce považujete za méně cenný než svůj vlastní. Nenechte neformálnost zničit váš profesionální status.
Hlubší ponor
Pokud chcete porozumět „inženýrské“ stránce e-mailů, které odesíláte, podívejte se na infrastrukturu.
Jak fungují webové servery vysvětluje stroje, které přijímají váš požadavek.
Jak fungují servery doménových jmen ukazuje, jak přejdete z „google.com“ na IP adresu.
Jak funguje internetová infrastruktura zobrazuje fyzické kabely a směrovače.
Jak fungují směrovače podrobně popisuje „dopravní policii“ sítě.
Jak fungují webové stránky analyzuje HTML a CSS.
Jak fungují bajty a bity se ponoří do nezpracovaných dat.
Jak fungují počítačové viry vám připomene, proč je zabezpečení důležité.
Technické normy, kterými se tento chaos řídí, najdete v RFC 822 a RFC 1123. Definují základní protokoly. Post Office Protocol je stará garda. Pro některé starší systémy je stále relevantní.
Pravidla se mění. Technologie se vyvíjejí. Hrubost zůstává nezměněna.
