Ogni giorno Internet genera miliardi di email. Se sei online regolarmente, probabilmente ne invierai una dozzina o più senza pensarci due volte. Lo diamo per scontato. Ma ti sei mai fermato a chiederti come viaggia quel messaggio dal tuo laptop a qualcuno dall’altra parte del pianeta? Cosa fa esattamente un server POP3 con la tua posta?
La risposta è sorprendentemente semplice. Nonostante la sua complessità, la posta elettronica è costruita su basi straordinariamente semplici.
Il primo clic
La storia inizia nel 1971. Ray Tomlinson, un ingegnere, inviò la prima e-mail in assoluto. Prima di Tomlinson, potevi inviare messaggi agli utenti solo sul tuo unico computer. La sua innovazione consisteva nel connettere diverse macchine attraverso la nascente Internet. Ha utilizzato il simbolo “@” per designare la macchina ricevente. Questa convenzione definisce ancora oggi ogni indirizzo email.
Fondamentalmente, un’e-mail non è sempre stata altro che un semplice messaggio di testo. I primi messaggi erano brevi. Oggi alleghiamo file, rendendo i messaggi più lunghi e pesanti. Ma anche nel caso degli allegati, la struttura fondamentale rimane basata sul testo. Vedremo più avanti il motivo per cui ciò è importante.
Cosa fa il tuo client di posta elettronica
Probabilmente hai controllato la tua casella di posta prima di leggere questo. Per visualizzare questi messaggi, utilizzi un client di posta elettronica.
Alcune persone preferiscono software autonomo come Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora o Pegasus. Altri si affidano a client basati sul Web forniti da servizi gratuiti come Hotmail o Yahoo. Se sei un utente AOL, usi il loro lettore proprietario. Non importa quale cliente scegli. Eseguono tutti le stesse quattro funzioni di base:
- Visualizzano un elenco di messaggi nella tua casella di posta utilizzando le intestazioni dei messaggi. Queste intestazioni mostrano il mittente, l’oggetto, l’ora, la data e la dimensione.
- Permettono di selezionare un’intestazione per leggere il corpo vero e proprio del messaggio.
- Ti consentono di comporre nuovi messaggi. Inserisci l’indirizzo email del destinatario, aggiungi un oggetto e digita il contenuto.
- Gestiscono gli allegati, consentendoti di aggiungere file alla posta in uscita e salvare quelli in arrivo.
I clienti avanzati potrebbero avere fronzoli e fronzoli. Filtri, firme, elenchi di contatti. Ma sotto l’interfaccia utente, questo è tutto ciò che fanno. Sono solo interfacce per un sistema molto più semplice.
Hai il cliente. Hai la casella di posta. Ma senza un backend a cui trasmettere il messaggio, stai solo urlando nel vuoto. È qui che entra in gioco il server di posta elettronica. È l’infrastruttura che consente al tuo client di connettersi, inviare e ricevere posta.
Per comprendere in seguito la reale complessità, è necessario prima cogliere il minimo indispensabile. Che aspetto ha il server di posta elettronica più semplice possibile?
La logica dei server di base
Se sai come funzionano i server web, hai già metà del quadro. Le macchine Internet eseguono applicazioni in ascolto su porte specifiche. Aspettano connessioni. I server Web ascoltano le richieste HTTP. I server FTP attendono il trasferimento dei file. I server di posta elettronica siedono lì, in ascolto dei dati della posta.
Immagina un server che elimina tutta la sicurezza, il filtro antispam e la ridondanza ad alta disponibilità. Ti rimane una macchina che esegue una singola applicazione.
Ecco come funziona la versione più semplice:
- Mantiene una directory di conti. Ogni persona che può ricevere e-mail ha un identificatore univoco. Il tuo account potrebbe essere “brain”. Quello di John Smith è “jsmith”.
- Per ogni account nell’elenco, il server crea un file di testo corrispondente. Quindi, “MBRAIN.TXT” e “JSMITH.TXT” esistono nella directory del server.
- Quando premi “Invia”, il tuo client di posta elettronica fa due cose. Si connette al server. Passa insieme al nome del destinatario (
mbrain), al nome del mittente (jsmith) e al corpo del messaggio (“Marshall, possiamo pranzare lunedì? John”).
Il server non fa molto con questi dati. Formatta queste informazioni. Quindi, li aggiunge semplicemente in fondo al file di testo del destinatario.
La voce in “MBRAIN.TXT” potrebbe assomigliare a questa:
Da: jsmith
A: cervello
Marshall, possiamo pranzare lunedì? Giovanni
Potrebbe esserci un timestamp. Potrebbe esserci una riga dell’oggetto. Ma il processo fondamentale è brutale nella sua semplicità. Il server prende l’input. Lo scrive in un file. Torna in modalità di sospensione fino alla connessione successiva.
Questo modello di base evidenzia perché la configurazione del server di posta elettronica è importante. Anche in questa versione ridotta, il server deve mappare accuratamente i nomi utente sui file. Se l’instradamento è errato, il messaggio non raggiunge mai il file di testo. Se i permessi del file sono errati, la scrittura fallisce.
Le implementazioni nel mondo reale sono molto più robuste di una semplice operazione di aggiunta. Gestiscono connessioni simultanee, verificano le identità dei mittenti e gestiscono enormi array di archiviazione. Ma il principio fondamentale resta. I dati entrano. È diretto a una destinazione. È memorizzato.
Nella sezione successiva approfondiremo i protocolli specifici che consentono questo funzionamento, a partire dal server SMTP.
Gli albori delle e-mail erano brutalmente semplici. Quando le persone inviavano posta a mbrain, il server non ordinava, archiviava o metteva in coda nulla di speciale. Ha semplicemente aggiunto quei messaggi in fondo a un singolo file di testo non appena sono arrivati. Quel file conteneva cinque o dieci messaggi. Alla fine, accedevo per leggerli.
Quando volevo controllare la mia casella di posta, il mio client di posta elettronica si è connesso a quel computer server. Il sistema più semplice possibile funzionava in questo modo:
- Ha chiesto al server di inviare una copia del file MBRAIN.TXT.
- Ha chiesto al server di cancellare e reimpostare il file MBRAIN.TXT.
- Ha salvato il file localmente.
- Ha analizzato il file in messaggi separati utilizzando la parola “Da:” come separatore.
- Mostrava tutte le intestazioni dei messaggi in un elenco.
Facendo doppio clic su un’intestazione, il client troverà il messaggio nel file di testo e ne visualizzerà il corpo. Era rozzo. Era semplice. Sorprendentemente, il vero sistema di posta elettronica che usi ogni giorno non è molto più complicato di così.
Il vero sistema di posta elettronica
Per la maggior parte delle persone, l’infrastruttura è divisa. Il vero sistema di posta elettronica è costituito da due server diversi in esecuzione sulla stessa macchina. Uno gestisce la posta in uscita. L’altro gestisce la posta in arrivo.
Il lato in uscita è il server SMTP. SMTP sta per Simple Mail Transfer Protocol. Questo è il motore che spinge il tuo messaggio nel mondo.
Il lato in entrata può essere un server POP3 o un server IMAP. POP sta per Post Office Protocol. IMAP sta per Internet Mail Access Protocol. Entrambi si occupano di ricevere la posta a te.
Una tipica configurazione del server di posta elettronica è simile alla seguente:
Il server SMTP è in ascolto sul noto numero di porta 25. POP3 è in ascolto sulla porta 110. IMAP utilizza la porta 143. Puoi vedere come funzionano i server web per i dettagli sulle porte se sei curioso dell’impianto idraulico.
Il server SMTP
L’invio di un’e-mail è istantaneo. Fai clic su “Invia” ed è sparito. Ma al di sotto di questa semplice azione c’è una serie caotica di strette di mano, ricerche e tentativi. Non è magia. È protocollo.
Quando premi quel pulsante, il tuo client di posta elettronica smette di essere il centro dell’universo. Passa il carico utile a un server SMTP. Nel mio esempio, sono cervello presso howstuffworks.com. Voglio parlare con jsmith su mindspring.com. Sto utilizzando Outlook Express.
La configurazione è semplice. Durante la creazione dell’account, ho detto a Outlook Express che il server di posta per howstuffworks.com è “mail.howstuffworks.com”.
Ecco la ripartizione passo passo di ciò che accade realmente quando il messaggio lascia la mia macchina.
Il passaggio al server locale
Outlook Express apre una connessione a “mail.howstuffworks.com” sulla porta 25. Questo è standard. È la porta predefinita per il traffico SMTP.
La conversazione è elementare. Dico al server chi sono. Lo dico a chi voglio raggiungere. Metto il corpo del messaggio nello stream.
Il server esamina l’indirizzo “A”: “[email protected]”.
Divide la corda. La parte locale è “jsmith”. Il dominio è “mindspring.com”.
Se lo avessi inviato a [email protected], la logica sarebbe banale. Il server riconoscerebbe il dominio, ignorerebbe completamente la rete e consegnerebbe il messaggio direttamente al server POP3 tramite un programma chiamato delivery agent.
Ma “jsmith” è altrove. Il server deve lasciare l’edificio.
Chiedere indicazioni
Il server SMTP non può semplicemente indovinare dove si trova “mindspring.com”. Ha bisogno di coordinate.
Interroga un Domain Name Server o DNS. La richiesta è schietta: “Dammi l’indirizzo IP del server SMTP su mindspring.com.”
Il DNS risponde. Fornisce uno o più indirizzi IP. Mindspring potrebbe avere più server di posta per il bilanciamento del carico o la ridondanza. Il server ne sceglie uno e si connette.
Il relè interdominio
Ora mail.howstuffworks.com si connette a smtp.mindspring.com (o qualunque cosa punti l’IP risolto) sulla porta 25.
La conversazione si ripete. Gli stessi semplici comandi di testo. La stessa struttura. Il server HowStuffWorks passa il messaggio al server Mindspring.
Mindspring guarda di nuovo il destinatario. Vede “jsmith” e “mindspring.com”. Sa che questo utente vive sul proprio hardware. Passa il messaggio al suo server POP3. Il messaggio viene depositato nella casella di posta di jsmith.
Cosa succede quando fallisce?
Le reti rilasciano pacchetti. I server vanno offline. A volte, la connessione fallisce.
Se mail.howstuffworks.com non riesce a raggiungere Mindspring, il messaggio non scompare. Non viene eliminato. È in coda.
La maggior parte dei server utilizza un programma chiamato sendmail per gestire questa logistica. Questo crea la coda di invio.
La coda non è statica. È persistente. Sendmail ritenterà periodicamente la consegna. L’intervallo standard è spesso ogni 15 minuti.
Questo va avanti per un po’. Di solito, dopo quattro ore, il sistema ti invia una notifica. Ti dice che c’è un problema. Non lo risolve. Ti dice semplicemente che ci sta provando.
Dopo cinque giorni, la maggior parte delle configurazioni si arrende. La posta ti viene restituita come non consegnata. Ottieni il rimbalzo. Sai che ha fallito.
Il linguaggio dell’SMTP
L’intero processo si basa su un vocabolario molto limitato. Il server SMTP comprende semplici comandi di testo. Se guardi il traffico non elaborato, li vedrai.
Ecco i comandi che guidano il motore:
- HELO – Ecco come ti presenti. Stabilisce la sessione.
- EHLO – Anche questa è un’introduzione, ma richiede la modalità estesa. Segnala che il client supporta funzionalità moderne.
- MAIL FROM: – Specifica qui il mittente. Questa è la tua identità.
- RCPT TO: – Specifica il destinatario. Questa è la destinazione.
- DATA – Inizia il corpo del messaggio. Le intestazioni (A, Da, Oggetto) vengono prima, poi segue il contenuto.
- RSET – Reimposta la transazione corrente. Ricomincia da capo senza chiudere la connessione.
- QUIT – Termina la sessione. Chiudere la porta.
- AIUTO – Richiedi un elenco dei comandi supportati.
- VRFY – Verifica un indirizzo. Questo utente esiste realmente?
- EXPN – Espande un indirizzo. Solitamente utilizzato per le mailing list.
- VERB – Output dettagliato.
Questi comandi sono lo scheletro dell’e-mail. Sono vecchi. Sono basati su testo. Sono sorprendentemente fragili. Ma continuano a spostare miliardi di messaggi ogni giorno.
I server POP3 e IMAP
Nelle iterazioni più semplici del protocollo POP3, il server non fa molto lavoro pesante. È davvero solo uno stupido secchio. Nello specifico, mantiene una raccolta di file di testo semplice, uno per account. Quando arriva un nuovo messaggio, il server lo schiaffeggia in fondo al tuo file. Nessun ordinamento. Nessuna indicizzazione. Basta aggiungere.
Quando apri la tua casella di posta, il tuo client si connette a questo server sulla porta 110. Digiti il tuo nome utente e la tua password. Una volta autenticato, il server sblocca il file di testo e ti consente di esaminarlo. Il linguaggio di comando è incredibilmente scarno. Immaginatelo come parlare con un robot che conosce solo una manciata di parole:
- UTENTE – Invia il tuo ID.
- PASS – Invia la tua password.
- QUIT – Abbandona la conversazione.
- LIST – Mostrami i messaggi e le loro dimensioni.
- RETR – Recupera il messaggio numero X.
- DELE – Contrassegna il messaggio numero X per la cancellazione.
- TOP – Mostrami le prime X righe del messaggio numero Y.
Il tuo client di posta elettronica unisce questi comandi per trascinare una copia della tua posta sul tuo disco rigido locale. Per impostazione predefinita, elimina gli originali dal server. Il server è essenzialmente un ponte tra il tuo client e quel singolo file di testo. È così semplice che puoi persino connetterti tramite telnet sulla porta 110 ed eseguire questi comandi manualmente se ti senti nostalgico.
Il server IMAP
POP3 è utile se preferisci la posta elettronica sul tuo laptop e mai sul desktop. Non è utile se vuoi che la tua posta viaggi con te. La limitazione principale di POP3 è che una volta scaricato un messaggio, questo rimane su quella macchina. Periodo.
Ciò crea attrito per le persone che alternano tra un desktop in ufficio e un laptop in viaggio. Ti ritroverai con caselle di posta frammentate. Controlli il telefono, vedi il messaggio, quindi controlli il laptop e non c’è più.
Inserisci IMAP (protocollo di accesso alla posta Internet).
IMAP capovolge lo script. Invece di estrarre i messaggi ed eliminarli, IMAP mantiene tutto sul server. Le tue cartelle, i tuoi contrassegni, le tue cartelle all’interno di cartelle: rimangono tutti sul computer remoto. Quando cerchi un’e-mail, non stai cancellando il tuo disco locale. Il server esegue la ricerca. Ciò significa che qualsiasi dispositivo a cui ti connetti vede esattamente lo stesso stato della tua casella di posta.
È un protocollo più avanzato perché presuppone che tu voglia interagire con la tua posta senza scaricare ogni singolo byte nella cache locale. Puoi organizzare, contrassegnare e spostare i messaggi e tali modifiche verranno sincronizzate immediatamente sul server.
Problemi e allegati IMAP
I client di posta comunicano con i server IMAP sulla porta 143. È una conversazione basata su semplici comandi di testo. Chiedi di elencare le cartelle. Richiedi le intestazioni dei messaggi. Tiri giù email specifiche. Elimini quelli vecchi. Esegui la ricerca nell’intero archivio. È semplice.
Ma c’è un divario. Se la tua posta risiede su un server, come puoi leggerla offline?
La maggior parte dei client risolve questo problema memorizzando nella cache. Scaricano i messaggi e archiviano l’intero contenuto localmente. Pensala come una configurazione POP3, ma gli originali rimangono sul server. Hai delle copie sulla tua macchina. Ora puoi leggere o rispondere senza una connessione Internet.
Quando ti ricolleghi, la sincronizzazione avviene automaticamente. Arrivano nuovi messaggi. La posta inviata viene spostata. Lo Stato si aggiorna.
Allegati e codifica
È possibile allegare file alle e-mail. Documenti Word. Fogli di calcolo. File audio. Software. Istantanee.
Questi non sono testo. I corpi delle email gestiscono il testo. I dati binari infrangono il protocollo. Qualcuno doveva sistemare questo problema.
All’inizio usavi uuencode. Era manuale. Hai eseguito il programma su un file binario. Ci sono voluti 3 byte da quel file. Li ha convertiti in quattro caratteri di testo. La logica è semplice: prendi 6 bit, aggiungi 32, crea un carattere di testo.
Il risultato è una versione codificata del file. Contiene solo testo. Hai incollato il testo direttamente nel corpo del messaggio email. Ha funzionato. Era goffo.
Oggi l’e-mail sembra semplice. Lo dimentichiamo. Il sistema ha cambiato la società. Ha cambiato per sempre la comunicazione. Eppure il meccanismo fondamentale è sorprendentemente elementare.
Le regole di routing in cose come sendmail diventano complesse. Ma il flusso di base è chiaro. La prossima volta che premi Invia, saprai esattamente come ci si arriva.
Servizi di posta elettronica gratuiti e a pagamento
Le persone non usano più Internet solo per navigare. Fanno affidamento su di esso per mantenere la loro vita organizzata. L’invio e la ricezione di e-mail è la spina dorsale di questa esistenza digitale. Che tu stia concludendo un affare al lavoro o stia parlando con i cugini, la posta in arrivo è il luogo in cui tutto accade.
Nel marzo 2007, il Pew Internet e l’American Life Project hanno rilevato che il 91% degli utenti Internet statunitensi erano online per inviare o leggere e-mail. La metà di questi utenti lo faceva quotidianamente. Quel volume non è solo un numero. È un’onda di marea.
la portata del traffico email
Potresti pensare di inviare molti messaggi. Lo studio dell’ottobre 2007 del Radicati Group mette le cose in prospettiva. Solo nel 2006 sono stati inviati ogni giorno 183 miliardi di email.
Questo tipo di volume crea un mercato. Uno enorme. Gli utenti hanno una grande varietà di fornitori tra cui scegliere. Il paesaggio si divide in due campi chiari.
Servizi gratuiti.
Servizi a pagamento.
I giganti come Gmail e Yahoo! dominano il livello gratuito. Operano su un modello pubblicitario. Gli inserzionisti pagano per rendere visibili i loro messaggi ai titolari degli account. È un mestiere. Ottieni spazio di archiviazione e strumenti gratuiti; attirano la tua attenzione.
Dall’altro lato ci sono fornitori come America Online, Apple e NetZero. Questi richiedono una tassa. Ma perché pagare quando le opzioni gratuite sono così valide?
suddividendo i tre grandi
Le recensioni di vari servizi di posta elettronica gratuiti rivelano personalità distinte per ciascuna piattaforma. Ecco come si posizionano i principali attori.
Gmail
Gmail è la risposta di Google alla posta in arrivo. Offre spazio di archiviazione online praticamente illimitato. Per gli utenti pesanti, questo è importante.
Il vero potere sta nella sua organizzazione. Gmail fornisce metodi di ordinamento che ti consentono di vagliare il rumore. Puoi trovare messaggi importanti senza affogare nel disordine.
Non è perfetto per i puristi della privacy. Essendo un servizio gratuito, Gmail espone gli utenti a annunci pubblicitari contestuali. Questi annunci si basano sulle parole chiave trovate nei tuoi messaggi. Il sistema esegue la scansione alla ricerca di spam, worm e virus, ma esegue anche la scansione dei dati per pubblicare annunci. Gestisce con facilità molti tipi di accessori diversi.
Yahoo! Posta
Yahoo! rimane uno dei servizi gratuiti più popolari. Offre anche spazio di archiviazione online illimitato.
Ciò che lo distingue sono gli strumenti integrati. Yahoo! include messaggi di testo e feed di notizie RSS. L’interfaccia utilizza più di una dozzina di filtri per archiviare automaticamente le e-mail in arrivo.
La posta indesiderata viene inviata a una cartella spam. Se necessario, puoi aggiungere manualmente le email a quella cartella. Gli strumenti di organizzazione drag-and-drop sono facili da usare. Per molti, quella semplicità è il punto di forza.
MSN WindowsHotmail
Hotmail è supportato dalla tecnologia Microsoft. Dispone di 5 GB di spazio di archiviazione online. Sebbene siano inferiori rispetto alle affermazioni “illimitate”, 5 GB sono comunque sostanziali per la maggior parte degli usi personali.
Il design è versatile. Gli utenti possono personalizzare il colore e il layout del proprio gestore di posta. È possibile scegliere tra un formato classico e familiare e un aspetto aggiornato con nuove funzionalità.
Le funzionalità di sicurezza Microsoft abbinate ai familiari strumenti di trascinamento della selezione aggiungono comodità. Se sei abituato ai prodotti Microsoft, Hotmail sembra un’estensione naturale del tuo flusso di lavoro.
quando considerare la posta elettronica a pagamento
I fornitori a pagamento come Juno, EarthLink e Webmail.us offrono diverse proposte di valore. Spesso forniscono maggiore spazio di archiviazione, ma raramente è questa l’attrazione principale.
Il più grande vantaggio è la personalizzazione. È più semplice ottenere un indirizzo email personalizzato. Puoi incorporare il tuo vero nome. Sembra professionale. Sembra permanente.
I servizi a pagamento spesso consentono agli utenti di mantenere lo stesso indirizzo email anche se cambiano ISP. Non sei bloccato nell’infrastruttura di un fornitore. Inoltre filtrano gli utenti dagli inserzionisti. Se odi vedere gli annunci nella tua casella di posta, questa è una funzionalità per cui vale la pena pagare.
I problemi di supporto sono più facili da risolvere. Le funzionalità speciali includono filtri antispam personalizzati, account di posta elettronica aggiuntivi e accesso mobile.
l’opzione nascosta
Non dimenticare il tuo ISP. La maggior parte dei fornitori di servizi Internet può fungere da provider di posta elettronica senza costi aggiuntivi. Spesso è sepolto nelle impostazioni, ma è lì.
Altri servizi di posta elettronica a pagamento sono specializzati in account per piccole imprese. Aiutano le aziende ad acquistare e mantenere un nome di dominio. Se gestisci un’azienda, un dominio personalizzato non è negoziabile.
Per tutti gli altri è sufficiente il livello gratuito. Gli strumenti sono potenti. Lo spazio di archiviazione è ampio. Il compromesso con gli annunci è gestibile.
Successivamente offriremo alcuni suggerimenti sull’etichetta da seguire quando scrivi e invii messaggi di posta elettronica. Le regole sono diverse da quanto potresti pensare.
Perché il tono della tua email non funziona prima dell’invio
Non urleresti a un collega nel corridoio. Non useresti lo slang con il capo di un cliente. Ma nel momento in cui apri un client di posta elettronica, questi filtri professionali spesso si dissolvono. Lo schermo crea distanza. Rende facile non notare la maleducazione, anche quando è lì in grassetto.
La maggior parte delle persone concorda sul fatto che il linguaggio volgare non trova posto negli affari. Ma che ne dici di alzare la voce? Non puoi alzare la voce nel testo. O puoi? Le linee sono sfocate. E superarli può costarti rapidamente credibilità.
Ecco come smettere di crearsi nemici e iniziare a ricevere risposte.
Le basi: rispettare il proprio tempo
Le persone sono occupate. Si destreggiano tra Slack, Zoom e il loro lavoro vero e proprio. Se li costringi a cercare il contesto, hai già perso.
Utilizza l’oggetto. Non è un suggerimento. È una tabella di marcia. Se lo salti, costringi il destinatario a indovinare cosa c’è dentro. Hanno fretta. Dai loro l’indizio. Li aiuta a fare il triage. Li aiuta a stabilire le priorità.
Sii breve. Non mi interessa quanto sei spiritoso. Conserva i giochi di parole per il biglietto d’auguri. Dichiara il messaggio. Quindi formula la domanda. Le istruzioni chiare superano ogni volta la prosa intelligente.
Mantienilo personale. Smetti di inviare in copia a tutti i membri del team. Intasa le cassette postali. Fa sì che il destinatario principale si chieda perché è nel giro. A meno che non ci sia un motivo specifico e valido per copiare qualcuno, mantieni la conversazione diretta. Un mittente. Un ricevitore.
Rispondi rapidamente. Anche se non hai ancora la risposta. Dillo così. “Ho bisogno di più tempo” è meglio del silenzio. Il silenzio sembra incompetenza. O indifferenza.
Il divario nell’intelligenza emotiva
Le persone sono sensibili. Il testo manca di tono. Manca di sfumature. Devi lavorare di più per essere chiaro.
Non usare la punteggiatura eccessiva. Punti interrogativi come “?????” o punti esclamativi come “!!!!” non trasmettere urgenza. Trasmettono frustrazione. Sembra che tu stia gridando. Usa la punteggiatura normale. Lascia che siano le parole a fare il lavoro pesante.
Non usare mai tutto maiuscolo. Si legge come urlare. È aggressivo. Se hai bisogno di sottolineare un punto, scrivilo. “Vorrei sottolineare che…” funziona. “FAI QUESTO ORA” crea un atteggiamento difensivo.
Leggilo ad alta voce. Sembra banale. Funziona. Mettiti nei panni del destinatario. Se dici la frase ad alta voce, suona dura? Sembra passivo-aggressivo? Una volta premuto Invia, non puoi riprenderlo. Ricorda che il destinatario ha una stampante. Hanno un pulsante avanti. Non scrivere mai nulla che non vorresti venisse diffuso in tutta l’azienda.
Non scrivere quando sei arrabbiato. Questa è la trappola più grande. Senti il calore. Digiti il fuoco. Premi invio. E poi non puoi riprenderlo. Ritorna a perseguitarti. Allontanati. Dormiteci sopra. L’e-mail sarà ancora lì domani. La tua reputazione potrebbe non esserlo.
La barriera linguistica
Non tutti sono “alla moda” come te. Lo slang dei nativi digitali non si traduce in generazioni o culture.
Simboli limite. Gli emoji sono trendy. Trasmettono l’umore. Ma conosci la differenza tra un sorriso sarcastico e uno malizioso? Probabilmente. Il tuo destinatario lo fa? Forse. Forse no. Il rischio di reati involontari è troppo alto. Evitateli.
Riduci al minimo le abbreviazioni. IMHO. FWIW. ROTFL. Questi potrebbero esserti chiari. Potrebbero frustrare e confondere il destinatario. La chiarezza è re. Se devi spiegare l’acronimo, hai già fallito.
L’e-mail è una lettera commerciale. Lo è sempre stato. Ignorare le regole basilari della formalità è segno di mancanza di rispetto. Segnala che ritieni che il tempo del destinatario sia meno prezioso del tuo. Non lasciare che l’informalità rovini la tua posizione professionale.
Immersioni più profonde
Se vuoi capire il meccanismo che sta dietro la posta che invii, guarda l’infrastruttura.
Come funzionano i server Web spiega le macchine che ricevono la tua richiesta.
Come funzionano i server dei nomi di dominio mostra come passare da “google.com” a un indirizzo IP.
Come funziona l’infrastruttura Internet mappa i cavi e i router fisici.
Come funzionano i router descrive in dettaglio i vigili urbani del web.
Come funzionano le pagine Web suddivide HTML e CSS.
Come funzionano byte e bit entra nei dati grezzi.
Come funzionano i virus informatici ti ricorda perché la sicurezza è importante.
Per gli standard tecnici che governano questo pasticcio, controlla RFC 822 e RFC 1123. Definiscono i protocolli principali. Il Protocollo Postale è la vecchia guardia. È ancora rilevante per alcuni sistemi legacy.
Le regole cambiano. La tecnologia si evolve. Resta la maleducazione.
