Щодня інтернет генерує мільярди електронних листів. Якщо ви регулярно користуєтеся мережею, ви, ймовірно, надсилаєте дюжину або більше повідомлень, не замислюючись про це. Ми сприймаємо це як належне. Але чи замислювалися ви колись про те, як ваше повідомлення подорожує від ноутбука до адресата на іншому кінці планети? Що саме робить із вашою поштою POP3-сервер?
Відповідь напрочуд проста. Незважаючи на свою складність, електронна пошта побудована на вражаюче простому фундаменті.
Перший клік
Історія починається 1971 року. Інженер Рей Томлінсон відправив перший в історії електронний лист. До Томлінсона ви могли спілкуватися лише з користувачами на власній машині. Його нововведення полягало в з’єднанні різних машин через Інтернет, що зароджується. Він використовував символ @ для позначення машини, що приймає. Ця конвенція досі визначає кожну адресу електронної пошти.
За своєю суттю електронний лист завжди був чим іншим, як простим текстовим повідомленням. Ранні повідомлення були короткими. Сьогодні ми прикріплюємо файли, роблячи повідомлення довшими і «важчими». Але навіть із вкладеннями фундаментальна структура залишається текстовою. Ми побачимо, чому це важливо пізніше.
Що робить ваш поштовий клієнт
Ви, ймовірно, перевіряли вхідні повідомлення, перш ніж почати читати цей текст. Щоб переглянути ці повідомлення, ви використовуєте поштовий клієнт.
Деякі віддають перевагу автономному програмному забезпеченню, такому як Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora або Pegasus. Інші покладаються на веб-клієнти, які надаються безкоштовними сервісами, такими як Hotmail або Yahoo. Якщо ви є користувачем AOL, ви використовуєте їх пропрієтарний клієнт. Немає значення, який клієнт ви виберете. Усі вони виконують одні й самі чотири базові функції:
- Вони відображають список повідомлень у вашій поштовій скриньці за допомогою заголовків повідомлень. Ці заголовки показують відправника, тему, час, дату та розмір.
- Вони дозволяють вибрати заголовок для читання основного тіла повідомлення.
- Вони дозволяють складати нові повідомлення. Ви вводите адресу електронної пошти одержувача, додаєте тему та набираєте зміст.
- Вони обробляють вкладення, дозволяючи додавати файли до вихідної пошти та зберігати вхідні.
Просунуті клієнти можуть мати додаткові функції. Фільтри, підписи, списки контактів. Але під інтерфейсом це все, що вони роблять. Вони є лише інтерфейсами для більш простої системи.
У вас клієнт. Ви маєте вхідні повідомлення. Але без бекенда, якому можна передати листа, ви просто кричите в порожнечу. Тут на сцену виходить поштовий сервер. Це інфраструктура, яка дозволяє вашому клієнту підключатися, надсилати та отримувати пошту.
Щоб зрозуміти реальну складність надалі, спочатку потрібно освоїти мінімум. Як виглядає найпростіший поштовий сервер?
Логіка базових серверів
Якщо ви знаєте, як працюють веб-сервери, то вже маєте половину картини. Машини в інтернеті запускають програми, які слухають певні порти. Вони чекають на підключення. Веб-сервери слухають запити HTTP. FTP-сервери чекають на передачу файлів. Поштові сервери сидять та слухають поштові дані.
Уявіть сервер, з якого прибрали всю безпеку, фільтрацію спаму і надмірність для забезпечення високої доступності. Залишається машина, на якій запущено одну програму.
Ось як працює найпростіша версія:
- Вона підтримує каталог облікових записів. Кожна людина, яка може отримувати пошту, має унікальний ідентифікатор. Ваш обліковий запис може бути ‘mbrain’. У Джона Сміта – jsmith.
- Для кожного облікового запису у цьому списку сервер створює відповідний текстовий файл. Таким чином, у каталозі сервера існують файли
MBRAIN.TXTтаJSMITH.TXT. - Коли ви натискаєте “Надіслати”, ваш поштовий клієнт робить дві речі. Він підключається до сервера. Він передає ім’я одержувача (
mbrain), ім’я відправника (jsmith) та тіло повідомлення (“Маршалл, чи можемо ми пообідати в понеділок? Джон”).
Сервер мало що робить із цими даними. Він форматує цю інформацію. Потім він просто додає її до кінця текстового файлу одержувача.
Запис у файлі MBRAIN.TXT може виглядати так:
Від: jsmith
Кому: mbrain
Маршалл, чи можемо ми пообідати у понеділок? Джон
Можна додати позначку часу. Можна додати тему листа. Але основний процес неймовірно простий. Сервер приймає вхідні дані. Записує їх у файл. Повертається до очікування до наступного підключення.
Ця базова модель пояснює, чому важливим є налаштування поштового сервера. Навіть у цій урізаній версії сервер повинен точно порівнювати імена користувачів із файлами. Якщо маршрутизація неправильна, повідомлення ніколи не потрапить до текстового файлу. Якщо права доступу до файлу неправильні, операція запису завершиться помилкою.
Реальні реалізації набагато надійніші за просту операцію додавання в кінець файлу. Вони обробляють одночасні підключення, перевіряють ідентичність відправників та керують масивами зберігання даних величезного обсягу. Але фундаментальний принцип залишається незмінним. Дані надходять. Вони прямують до місця призначення. Вони зберігаються.
У наступному розділі ми докладно розглянемо конкретні протоколи, які забезпечують цю роботу, починаючи з SMTP-сервера.
У ранні дні електронна пошта була дуже простою. Коли люди відправляли листи на ‘mbrain’, сервер не сортував, не зберігав і не ставив у чергу якісь складні дані. Він просто додавав ці повідомлення в кінець одного текстового файлу в міру надходження. У цьому файлі накопичувалося п’ять чи десять повідомлень. Зрештою, я входив до системи, щоб прочитати їх.
Коли я хотів перевірити вхідну пошту, мій поштовий клієнт підключався до цього серверного комп’ютера. Найпростіша можлива система працювала так:
- Вона вимагала від сервера відправлення копії файлу MBRAIN.TXT.
- Вона запитувала у сервера очищення та скидання файлу MBRAIN.TXT.
– Вона зберігала файл локально. - Вона розбивала файл на окремі повідомлення, використовуючи слово “From:” як роздільник.
- Вона відображала всі заголовки повідомлень у вигляді списку.
Подвійне клацання по заголовку дозволяло клієнту знайти це повідомлення в текстовому файлі та відобразити його тіло. Це було просто. Це було базово. Дивно, але реальна система електронної пошти, якою ви користуєтеся щодня, не набагато складніша за це.
Реальна система електронної пошти
Для більшості людей інфраструктура поділена. Реальна система електронної пошти складається із двох різних серверів, що працюють на одній машині. Один обробляє вихідну пошту. Інший – вхідну.
Вихідна сторона – це SMTP-сервер. SMTP розшифровується як Simple Mail Transfer Protocol (Протокол простої передачі пошти). Це двигун, який надсилає ваше повідомлення у світ.
Вхідна сторона — це POP3-сервер, або IMAP-сервер. POP розшифровується як Post Office Protocol (Протокол поштового відділення). IMAP розшифровується як Internet Mail Access Protocol (Протокол доступу до Інтернет-пошти). Обидва займаються доставкою пошти до вас.
Типове налаштування поштового сервера виглядає так:
[IMG:0]
SMTP сервер прослуховує стандартний порт 25. POP3 прослуховує порт 110. IMAP використовує порт 143. Якщо вам цікаво дізнатися подробиці про роботу портів, ви можете подивитися, як працюють веб-сервери.
SMTP-сервер
Надсилання електронної пошти здається миттєвим. Ви натискаєте “Надіслати”, і повідомлення зникає. Але за цією простою дією ховається хаотична серія рукостискань, запитів та повторних спроб. Не магія. Це протокол.
Коли ви натискаєте цю кнопку, ваш поштовий клієнт перестає бути центром всесвіту. Він передає корисне навантаження (дані повідомлення) на сервер SMTP. У моєму прикладі я brain на домені howstuffworks.com. Я хочу поговорити з jsmith на домені mindspring.com. Я використовую Outlook Express.
Налаштування просте. Під час створення облікового запису я вказав Outlook Express, що поштовим сервером для howstuffworks.com є mail.howstuffworks.com.
Нижче наведено покроковий опис того, що відбувається, коли повідомлення залишає мою машину.
Передача локальному серверу
Outlook Express встановлює з’єднання з mail.howstuffworks.com на порту 25. Це стандартно. Це стандартний порт для SMTP-трафіку.
Розмова елементарна. Я повідомляю сервер, хто я. Я повідомляю йому, з ким хочу зв’язатися. Я передаю тіло повідомлення до потоку даних.
Сервер дивиться на адресу “Кому”: jsmith@mindspring.com.
Він поділяє рядок. Локальна частина – jsmith. Домен – mindspring.com.
Якби я відправив це на brain@howstuffworks.com, логіка була б очевидною. Сервер дізнався б домен, повністю обійшов би мережу і передав повідомлення безпосередньо POP3-серверу через програму, яка називається агент доставки.
Але jsmith знаходиться в іншому місці. Сервер потрібно вийти за межі своєї мережі.
Запит напряму
SMTP-сервер не може просто гадати, де знаходиться mindspring.com. Йому потрібні координати.
Він запитує інформацію у сервера доменних імен, або DNS. Запит прямий: “Дай мені IP-адресу SMTP-сервера для mindspring.com”.
DNS відповідає. Він надає одну або кілька IP-адрес. Mindspring може мати кілька поштових серверів для балансування навантаження або забезпечення відмовостійкості. Сервер вибирає один та встановлює з’єднання.
Міжміменна ретрансляція
Тепер mail.howstuffworks.com підключається до smtp.mindspring.com (або до іншої IP-адреси, на яку вказує дозвіл) на порту 25.
Розмова повторюється. Ті самі прості текстові команди. Та сама структура. Сервер HowStuffWorks передає повідомлення серверу Mindspring.
Mindspring знову дивиться на отримувача. Він бачить jsmith та mindspring.com. Він знає, що цей користувач знаходиться на його власному устаткуванні. Він передає повідомлення до свого POP3-сервера. Повідомлення розміщується в поштовій скриньці jsmith.
Що відбувається при збої?
Мережі втрачають пакети. Сервери вимикаються. Іноді з’єднання не встановлюється.
Якщо mail.howstuffworks.com не може досягти Mindspring, повідомлення не зникає. Воно не видаляється. Воно ставиться у чергу.
Більшість серверів використовують програму під назвою sendmail для керування цією логістикою. Це створює чергу sendmail.
Черга не статична. Вона персистентна (зберігається). Sendmail періодично повторює спроби доставки. Стандартний інтервал часто складає 15 хвилин.
Це триває деякий час. Зазвичай через чотири години система надсилає вам повідомлення. Вона повідомляє, що виникла проблема. Вона не виправляє її. Вона просто повідомляє, що намагається її вирішити.
Через п’ять днів більшість конфігурацій здаються. Лист повертається вам як недоставлений. Ви отримаєте відбійне повідомлення (bounce). Ви знаєте, що доставка не вдалася.
Мова SMTP
Весь процес спирається дуже обмежений словниковий запас. SMTP сервер розуміє прості текстові команди. Якщо ви подивитеся на сирий трафік, ви побачите їх.
Ось команди, які наводять механізм у рух:
- HELO – Це спосіб представитися. Він встановлює сеанс.
- EHLO – Це також вистава, але вона просить розширений режим. Воно сигналізує у тому, що клієнт підтримує сучасні функції.
- MAIL FROM: – Тут ви вказуєте відправника. Це ваша ідентичність.
- RCPT TO: – Тут ви вказуєте одержувача. Це пункт призначення.
- DATA – Це початок тіла повідомлення. Спочатку йдуть заголовки (Кому, Від кого, Тема), потім слідує вміст.
- RSET – Скидання поточної транзакції. Почати знову без закриття з’єднання.
- QUIT – Завершити сеанс. Закрити двері.
- HELP – Запросити список команд, що підтримуються.
- VRFY – Перевірити адресу. Чи існує цей користувач?
- EXPN – Розширити адресу. Зазвичай використовується для списків розсилки.
- VERB – Докладний висновок.
Ці команди – скелет електронної пошти. Вони старі. Вони ґрунтуються на тексті. Вони напрочуд тендітні. Але вони, як і раніше, переміщують мільярди повідомлень щодня.
Сервери POP3 та IMAP
У найпростіших реалізаціях POP3 сервер не виконує складних завдань. По суті він є просто «дурним» сховищем. Конкретніше, він підтримує набір текстових файлів – по одному на кожен обліковий запис. Коли надходить нове повідомлення, сервер просто додає його до кінця вашого файлу. Без сортування. Без індексації. Просто додавання до кінця.
Коли ви відкриваєте папку “Вхідні”, ваш клієнт підключається до цього сервера через порт 110. Ви вводите своє ім’я користувача та пароль. Після аутентифікації сервер розблокує цей текстовий файл і дозволяє переглядати його вміст. Мова команд вкрай лаконічна. Уявіть, що ви спілкуєтеся з роботом, який знає лише кілька слів:
- USER — надіслати ваш ідентифікатор.
- PASS — надіслати ваш пароль.
- QUIT – завершити сеанс.
- LIST — показати мені список повідомлень та їх розміри.
- RETR – отримати повідомлення під номером X.
- DELE — позначити повідомлення під номером X для видалення.
- TOP – показати мені перші X рядків повідомлення під номером Y.
Поштовий клієнт об’єднує ці команди, щоб завантажити копію вашої пошти на локальний жорсткий диск. За промовчанням він видаляє оригінали з сервера. Сервер по суті є мостом між вашим клієнтом та цим єдиним текстовим файлом. Він настільки простий, що ви можете навіть підключитись через telnet на порту 110 і вручну вводити ці команди, якщо вам хочеться трохи ностальгії.
Сервер IMAP
POP3 корисний, якщо ви вважаєте за краще читати пошту на ноутбуці і ніколи – на настільному комп’ютері. Він непотрібний, якщо ви хочете, щоб ваша пошта подорожувала разом з вами. Основне обмеження POP3 полягає в тому, що після завантаження повідомлення воно залишається на цьому пристрої. Крапка.
Це створює незручності для людей, які перемикаються між настільним комп’ютером в офісі та ноутбуком у поїздках. У вас виходить фрагментована поштова скринька. Ви перевіряєте телефон, бачите повідомлення, а потім перевіряєте ноутбук, а його там немає.
На сцену виходить IMAP (Internet Message Access Protocol – протокол доступу до повідомлень в інтернеті).
IMAP перевертає ситуацію із ніг на голову. Замість того, щоб завантажувати повідомлення та видаляти їх із сервера, IMAP зберігає все на сервері. Ваші папки, прапори, вкладені папки – все це залишається на віддаленій машині. Коли ви шукаєте електронного листа, ви не переглядаєте локальний диск. Пошук виконує сервер. Це означає, що будь-який пристрій, до якого ви підключаєтеся, бачить абсолютно однаковий стан вашої поштової скриньки.
Це більш просунутий протокол, оскільки він припускає, що ви можете взаємодіяти з вашою поштою без необхідності завантажувати кожен байт у локальний кеш. Ви можете організовувати, відзначати та переміщувати повідомлення, і ці зміни миттєво синхронізуються із сервером.
Проблеми IMAP та вкладення
Клієнти електронної пошти взаємодіють із серверами IMAP через порт 143. Це спілкування збудовано на простих текстових командах. Ви запитуєте список папок. Ви запитуєте заголовки повідомлень. Ви завантажуєте конкретні листи. Ви видаляєте старі. Ви шукаєте по всій архівній базі. Все просто.
Але є прогалина. Якщо ваша пошта зберігається на сервері, як можна читати її в автономному режимі?
Більшість клієнтів вирішують цю проблему за допомогою кешування. Вони завантажують повідомлення та зберігають їх повний вміст локально. Це схоже на налаштування POP3, але оригінали залишаються на сервері. У вас є копії на комп’ютері. Тепер ви можете читати чи відповідати на листи без підключення до Інтернету.
При повторному підключенні синхронізація відбувається автоматично. Надходять нові повідомлення. Надіслані листи йдуть. Стан оновлюється.
Вкладення та кодування
Ви можете прикріплювати файли до листів. Документи Word. Таблиці. Аудіофайли. Програмне забезпечення. Знімки екрану.
Це не є текст. Тіла електронних листів працюють із текстом. Бінарні дані порушують роботу протоколу. Комусь довелося це виправити.
У ранні дні ви використовували uuencode. Це було вручну. Ви запускали програму для бінарного файлу. Вона брала 3 байти з цього файлу. Перетворювала їх на чотири текстові символи. Логіка проста: взяти 6 бітів, додати 32, створити текстовий символ.
В результаті виходить закодована версія файлу. Вона містить лише текст. Ви вставляли цей текст безпосередньо в тіло вашого електронного листа. Це працювало. Це було незручно.
Сьогодні електронна пошта видається простою. Ми забуваємо про це. Система змінила суспільство. Вона назавжди змінила комунікацію. Тим не менш, основний механізм напрочуд простий.
Правила маршрутизації у таких речах, як sendmail, стають складними. Але основний потік зрозумілий. Наступного разу, коли ви натиснете «Надіслати», ви точно знатимете, як лист туди потрапляє.
Безкоштовні та платні сервіси електронної пошти
Люди більше не використовують Інтернет лише для перегляду веб-сторінок. Вони покладаються на нього, щоби організувати своє життя. Надсилання та отримання електронної пошти є основою цього цифрового існування. Незалежно від того, укладаєте ви угоду на роботі або підтримуєте зв’язок із родичами, все відбувається в поштовій скриньці.
Ще в березні 2007 року проект Pew Internet and American Life Project зазначив, що 91% користувачів інтернету в США заходили до мережі для відправки або читання електронної пошти. Половина із цих користувачів робили це щодня. Цей обсяг даних – не просто цифра. Це цунамі.
масштаб поштового трафіку
Можливо, вам здається, що ви надсилаєте багато повідомлень. Дослідження компанії Radicati Group від жовтня 2007 року дає змогу поглянути на речі під іншим кутом. Лише 2006 року щодня надсилалося 183 мільярди електронних листів.
Такий обсяг створює ринок. Величезний ринок. Користувачі мають великий вибір провайдерів. Ринок чітко поділяється на два табори.
Безкоштовні послуги.
Платні послуги.
Гіганти, такі як Gmail та Yahoo!, домінують у безкоштовному сегменті. Вони працюють за рекламною моделлю. Рекламодавці платять за те, щоб їх повідомлення показувалися власникам облікових записів. Це угода. Ви отримуєте безкоштовне сховище та інструменти; вони отримують вашу увагу.
З іншого боку, ви маєте провайдерів, таких як America Online, Apple та NetZero. Вони стягують плату. Але навіщо платити, коли безкоштовні варіанти є настільки функціональними?
розбір трьох головних гравців
Огляди різних безкоштовних поштових сервісів показують, що кожна платформа має свої особливості. Ось як конкурують головні гравці.
Gmail
Gmail – це відповідь Google на потребу в поштовій скриньці. Він пропонує практично необмежене хмарне сховище. Для активних користувачів це має значення.
Справжня сила полягає у організації. Gmail надає методи сортування, які дозволяють фільтрувати інформаційний шум. Ви можете знаходити важливі повідомлення, не тонувши безладно.
Він не є ідеальним для тих, хто піклується про конфіденційність. Як безкоштовний сервіс, Gmail піддає користувачам вплив контекстної реклами. Ці оголошення ґрунтуються на ключових словах, знайдених у ваших повідомленнях. Система сканує спам, черв’яки та віруси, але також сканує дані для показу реклами. Вона легко справляється із різними типами вкладень.
Yahoo! Mail
Yahoo! залишається одним із найпопулярніших безкоштовних сервісів. Він також пропонує необмежене хмарне сховище.
Що виділяє його серед конкурентів, то це інтегровані інструменти. Yahoo! включає текстові повідомлення та стрічки новин RSS. Інтерфейс використовує більше дюжини фільтрів для автоматичного сортування вхідних листів.
Спам відправляється до папки «Спам». При необхідності ви можете вручну додати листи до цієї папки. Інструменти організації з перетягуванням (drag-and-drop) є простими у використанні. Для багатьох саме ця простота є ключовою перевагою.
MSN Windows Hotmail
Hotmail підтримується технологіями Microsoft. Він пропонує 5 ГБ онлайн-сховища. Хоча це менше, ніж обіцяють необмежені тарифи, 5 ГБ все ще достатньо для більшості особистих потреб.
Дизайн універсальний. Користувачі можуть налаштувати колір та макет свого поштового менеджера. Є вибір між класичним, звичним форматом та оновленим виглядом із новими функціями.
Функції безпеки Microsoft у поєднанні зі звичними інструментами перетягування додають зручності. Якщо ви звикли до продуктів Microsoft, Hotmail відчувається як природне розширення робочого процесу.
коли варто розглянути платну пошту
Платні провайдери, такі як Juno, EarthLink та Webmail.us, пропонують інші переваги. Вони часто збільшують обсяг сховища, але це рідко є головною причиною вибору.
Головна перевага – це кастомізація. Простіше отримати персональну адресу електронної пошти. Ви можете використати своє справжнє ім’я. Це виглядає професійно. Це виглядає надійно.
Платні сервіси часто дозволяють користувачам зберігати ту саму адресу електронної пошти навіть при зміні інтернет-провайдера. Ви не пов’язані з інфраструктурою конкретного провайдера. Вони також захищають користувачів рекламодавців. Якщо вам не подобається бачити рекламу в поштовій скриньці, то це функція, за яку варто платити.
Проблеми із підтримкою вирішуються легше. Спеціальні функції включають фільтри спаму, додаткові поштові скриньки і мобільний доступ.
прихований варіант
Не забувайте про свого інтернет-провайдера (ISP). Більшість інтернет-провайдерів можуть надавати послуги електронної пошти без додаткової оплати. Ця функція часто прихована в налаштуваннях, але там є.
Інші платні поштові послуги спеціалізуються на акаунтах для малого бізнесу. Вони допомагають бізнесу купувати та підтримувати доменне ім’я. Якщо ви ведете бізнес, власний домен це обов’язкова умова.
Для решти безкоштовного тарифу достатньо. Інструменти потужні. Сховища достатньо. Компроміс із рекламою керуємо.
У наступному розділі ми запропонуємо кілька порад з етикету під час написання та надсилання електронних листів. Правила відрізняються від того, що ви можете очікувати.
Чому тон вашого листа зазнає краху ще до відправки
Ви не стали б кричати на колегу в коридорі. Ви не використовували б сленг у розмові з начальством клієнта. Але варто відкрити поштовий клієнт, як ці професійні фільтри часто зникають. Екран створює дистанцію. Він дозволяє легко пропустити грубість, навіть якщо вона написана жирним шрифтом.
Більшість людей погоджуються з тим, що нецензурна лексика не має місця у діловому середовищі. А що щодо підвищення голосу? У тексті не можна підвищити голос. Чи можна? Кордони розмиті. І їх перетин може швидко коштувати вам авторитету.
Ось як припинити заводити ворогів і почати отримувати відповіді.
Основи: поважайте їх час
Люди зайняті. Вони одночасно стежать за Slack, беруть участь у Zoom-зустрічах та виконують свою основну роботу. Якщо ви змушуєте їх шукати контексту, ви вже програли.
Використовуйте тему листа. Це не рекомендація. Це дорожня мапа. Якщо ви пропускаєте її, ви змушуєте одержувача гадати, що всередині. Вони поспішають. Дайте їм підказку. Це допоможе розставити пріоритети. Це допоможе визначити важливість.
Будьте короткими. Мені все одно, наскільки ви дотепні. Збережіть каламбури для вітальних листівок з днем народження. Викладіть суть повідомлення. Потім сформулюйте запит. Точні інструкції завжди перемагають витончений стиль.
Зберігайте персональний характер. Перестаньте додавати до копії (CC) всіх членів команди. Це засмічує поштові скриньки. Це змушує основного одержувача поставити запитання, чому він включений в листування. Якщо немає конкретної та вагомої причини копіювати будь-кого, тримайте спілкування прямим. Один відправник. Один отримувач.
Відповідайте швидко. Навіть якщо у вас ще немає відповіді. Повідомте про це. «Мені потрібно більше часу» краще, ніж мовчання. Мовчання виглядає як некомпетентність. Або байдужість.
Пробіл в емоційному інтелекті
Люди чутливі. Текст позбавлений тону. У ньому нема нюансів. Вам доводиться докладати зусиль, щоб бути зрозумілим.
Не зловживайте розділовими знаками. Множинні знаки питання, такі як «????», або знаки оклику, такі як «!!!!», не передають терміновість. Вони передають роздратування. Вони виглядають так, наче ви кричите. Використовуйте нормальні розділові знаки. Нехай слова виконують основну роботу.
** Ніколи не пишіть ВЕЛИКИМИ БУКВАМИ. ** Це читається як крик. Це агресивно. Якщо вам потрібно наголосити на важливому моменті, напишіть це словами. «Я хотів би наголосити, що…» працює. «ЗРОБІТЬ ЦЕ ЗАРАЗ» викликає захисну реакцію.
Прочитайте вголос. Це звучить банально. Але це працює. Уявіть себе дома одержувача. Якщо ви скажете пропозицію вголос, вона звучить різко? Воно звучить пасивно-агресивно? Як тільки ви натиснете «Надіслати», ви не зможете забрати лист назад. Пам’ятайте, що одержувач має принтер. У нього є кнопка “Переслати”. Ніколи не пишіть нічого такого, що ви не хотіли б, щоб було поширене по всій компанії.
Не пишіть, коли ви злитесь. Це найбільша пастка. Ви відчуваєте жар. Ви пишете вогняні слова. Ви натискаєте «Надіслати». І тоді ви не можете забрати їх назад. Це повертається, щоб переслідувати вас. Відійдіть. Переспіть із цим. Лист буде там і завтра. Ваша репутація, можливо, ні.
Мовний бар’єр
Не всі такі ж у темі, як ви. Сленг цифрових аборигенів не перекладається між поколіннями та культурами.
Обмежте використання символів. Емодзі зараз у тренді. Вони передають настрій. Але чи знаєте ви різницю між саркастичною посмішкою та бешкетною? Мабуть, так. А ваш отримувач? Можливо так. Можливо, ні. Ризик ненавмисної образи занадто високий. Уникайте їх.
Зведіть до мінімуму скорочення. IMHO (на мою скромну думку). FWIW (до речі). ROTFL (вмираю зі сміху). Вони можуть бути вам зрозумілі. Вони можуть дратувати і збивати з пантелику одержувача. Ясність – це король. Якщо вам доводиться пояснювати абревіатуру, ви програли.
Електронна пошта – це діловий лист. Вона завжди ним була. Ігнорування базових правил формальності показує неповагу. Це сигналізує у тому, що ви вважаєте час одержувача менш цінним, ніж свій. Не дозволяйте неформальності зруйнувати ваш професійний статус.
Більш глибоке занурення
Якщо ви хочете зрозуміти «інженерну» сторону листів, які ви надсилаєте, подивіться на інфраструктуру.
Як працюють веб-сервери пояснює машини, які приймають ваш запит.
Як працюють сервери доменних імен показує, як ви переходите від google.com до IP-адреси.
Як працює інтернет-інфраструктура відображає фізичні кабелі та маршрутизатори.
Як працюють маршрутизатори докладно описує «поліцейські рухи» в мережі.
Як працюють веб-сторінки розбирає HTML та CSS.
Як працюють байти та біти занурюється в сирі дані.
Як працюють комп’ютерні віруси нагадує вам, чому важлива безпека.
Щоб ознайомитися з технічними стандартами, які регулюють цей хаос, ознайомтеся з RFC 822 та RFC 1123. Вони визначають основні протоколи. Протокол поштового відділення (Post Office Protocol) – це стара гвардія. Він все ще є актуальним для деяких застарілих систем.
Правила змінюються. Технології розвиваються. Грубість залишається незмінною.
