Jeden Tag generiert das Internet Milliarden von E-Mails. Wenn Sie regelmäßig online sind, versenden Sie wahrscheinlich ein Dutzend oder mehr, ohne darüber nachzudenken. Wir halten dies für selbstverständlich. Aber haben Sie sich jemals gefragt, wie diese Nachricht von Ihrem Laptop zu jemandem auf der anderen Seite des Planeten gelangt? Was genau macht ein POP3-Server mit Ihren E-Mails?
Die Antwort ist überraschend einfach. Trotz ihrer Komplexität basieren E-Mails auf einer bemerkenswert einfachen Grundlage.
Der erste Klick
Die Geschichte beginnt im Jahr 1971. Ray Tomlinson, ein Ingenieur, schickte die erste E-Mail überhaupt. Vor Tomlinson konnten Sie Benutzern nur auf Ihrem eigenen Computer Nachrichten senden. Seine Innovation bestand darin, verschiedene Maschinen über das entstehende Internet zu verbinden. Er benutzte das „@“-Symbol, um das Empfangsgerät zu bezeichnen. Diese Konvention definiert auch heute noch jede E-Mail-Adresse.
Im Kern war eine E-Mail schon immer nichts anderes als eine einfache Textnachricht. Die ersten Nachrichten waren kurz. Heutzutage hängen wir Dateien an, wodurch Nachrichten länger und schwerer werden. Aber auch bei Anhängen bleibt die grundsätzliche Struktur textbasiert. Wir werden später sehen, warum das wichtig ist.
Was Ihr E-Mail-Client tut
Sie haben wahrscheinlich Ihren Posteingang überprüft, bevor Sie dies gelesen haben. Um diese Nachrichten anzuzeigen, verwenden Sie einen E-Mail-Client.
Manche Leute bevorzugen eigenständige Software wie Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora oder Pegasus. Andere verlassen sich auf webbasierte Clients, die von kostenlosen Diensten wie Hotmail oder Yahoo bereitgestellt werden. Wenn Sie ein AOL-Benutzer sind, verwenden Sie dessen proprietäres Lesegerät. Es spielt keine Rolle, für welchen Kunden Sie sich entscheiden. Sie erfüllen alle die gleichen vier Grundfunktionen:
- Sie zeigen mithilfe von Nachrichtenkopfzeilen eine Liste der Nachrichten in Ihrem Postfach an. In diesen Kopfzeilen werden Absender, Betreff, Uhrzeit, Datum und Größe angezeigt.
- Sie ermöglichen die Auswahl einer Kopfzeile, um den eigentlichen Nachrichtentext zu lesen.
- Sie ermöglichen das Verfassen neuer Nachrichten. Sie geben die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, fügen einen Betreff hinzu und geben den Inhalt ein.
- Sie verarbeiten Anhänge und ermöglichen Ihnen das Hinzufügen von Dateien zu ausgehenden E-Mails und das Speichern eingehender E-Mails.
Fortgeschrittene Kunden verfügen möglicherweise über Schnickschnack. Filter, Signaturen, Kontaktlisten. Aber unter der Benutzeroberfläche ist das alles, was sie tun. Sie sind lediglich Schnittstellen für ein viel einfacheres System.
Sie haben den Kunden. Sie haben den Posteingang. Aber ohne ein Backend, an das Sie die Nachricht weiterleiten können, schreien Sie nur ins Leere. Hier kommt der E-Mail-Server ins Spiel. Es handelt sich um die Infrastruktur, die es Ihrem Client ermöglicht, E-Mails zu verbinden, zu senden und zu empfangen.
Um später die tatsächliche Komplexität zu verstehen, müssen Sie zunächst das absolut Nötigste erfassen. Wie sieht ein möglichst einfacher E-Mail-Server aus?
Die Logik der Basisserver
Wenn Sie wissen, wie Webserver funktionieren, haben Sie bereits die Hälfte des Bildes. Internetmaschinen führen Anwendungen aus, die bestimmte Ports abhören. Sie warten auf Verbindungen. Webserver warten auf HTTP-Anfragen. FTP-Server warten auf Dateiübertragungen. Dort sitzen E-Mail-Server und warten auf E-Mail-Daten.
Stellen Sie sich einen Server vor, der jegliche Sicherheit, Spam-Filterung und Hochverfügbarkeitsredundanz beseitigt. Übrig bleibt Ihnen ein Computer, auf dem nur eine einzige Anwendung ausgeführt wird.
So funktioniert die einfachste Version:
- Es wird ein Kontoverzeichnis geführt. Jede Person, die E-Mails empfangen kann, verfügt über eine eindeutige Kennung. Ihr Konto könnte „mbrain“ sein. John Smith’s ist „jsmith“.
– Für jedes Konto in dieser Liste erstellt der Server eine entsprechende Textdatei. Daher sind „MBRAIN.TXT“ und „JSMITH.TXT“ im Verzeichnis des Servers vorhanden. - Wenn Sie auf „Senden“ klicken, führt Ihr E-Mail-Client zwei Dinge aus. Es stellt eine Verbindung zum Server her. Es übermittelt den Namen des Empfängers („mbrain“), den Namen des Absenders („jsmith“) und den Nachrichtentext („Marshall, können wir am Montag zu Mittag essen? John“).
Der Server macht mit diesen Daten nicht viel. Es formatiert diese Informationen. Anschließend werden sie einfach am Ende der Textdatei des Empfängers angehängt.
Der Eintrag in „MBRAIN.TXT“ könnte so aussehen:
Von: jsmith
An: mbrain
Marshall, können wir am Montag zu Mittag essen? John
Möglicherweise gibt es einen Zeitstempel. Möglicherweise gibt es eine Betreffzeile. Aber der Kernprozess ist in seiner Einfachheit brutal. Der Server übernimmt die Eingabe. Es schreibt es in eine Datei. Es geht bis zur nächsten Verbindung wieder in den Ruhezustand.
Dieses Grundmodell verdeutlicht, warum die Konfiguration des E-Mail-Servers wichtig ist. Selbst in dieser abgespeckten Version muss der Server Benutzernamen genau den Dateien zuordnen. Wenn die Weiterleitung falsch ist, erreicht die Nachricht nie die Textdatei. Wenn die Dateiberechtigungen falsch sind, schlägt der Schreibvorgang fehl.
Reale Implementierungen sind weitaus robuster als eine einfache Anhängeoperation. Sie verarbeiten gleichzeitige Verbindungen, überprüfen Absenderidentitäten und verwalten riesige Speicher-Arrays. Aber das Grundprinzip bleibt bestehen. Daten werden eingegeben. Es ist auf ein Ziel ausgerichtet. Es wird gespeichert.
Wir werden uns im nächsten Abschnitt mit den spezifischen Protokollen befassen, die dafür sorgen, dass dies funktioniert, beginnend mit dem SMTP-Server.
Die Anfänge der E-Mail waren denkbar einfach. Wenn Leute E-Mails an „mbrain“ schickten, sortierte, speicherte oder stellte der Server nichts Besonderes in die Warteschlange. Diese Nachrichten wurden einfach an das Ende einer einzelnen Textdatei angehängt, sobald sie eintrafen. In dieser Datei waren fünf oder zehn Nachrichten angesammelt. Irgendwann würde ich mich anmelden, um sie zu lesen.
Als ich meinen Posteingang überprüfen wollte, stellte mein E-Mail-Client eine Verbindung zu diesem Server her. Das einfachste mögliche System funktionierte so:
– Der Server wurde aufgefordert, eine Kopie der MBRAIN.TXT-Datei zu senden.
– Der Server wurde aufgefordert, die Datei MBRAIN.TXT zu löschen und zurückzusetzen.
– Die Datei wurde lokal gespeichert.
– Die Datei wurde in separate Nachrichten analysiert, wobei das Wort „Von:“ als Trennzeichen verwendet wurde.
– Es wurden alle Nachrichtenkopfzeilen in einer Liste angezeigt.
Doppelklicken Sie auf eine Kopfzeile, und der Client hat diese Nachricht in der Textdatei gefunden und ihren Text angezeigt. Es war grob. Es war einfach. Überraschenderweise ist das echte E-Mail-System, das Sie täglich verwenden, nicht viel komplizierter.
Das echte E-Mail-System
Für die meisten Menschen ist die Infrastruktur gespalten. Das eigentliche E-Mail-System besteht aus zwei verschiedenen Servern, die auf demselben Computer laufen. Einer kümmert sich um die ausgehende Post. Der andere kümmert sich um die eingehende Post.
Die ausgehende Seite ist der SMTP-Server. SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol. Dies ist der Motor, der Ihre Botschaft in die Welt hinausträgt.
Die eingehende Seite ist entweder ein POP3-Server oder ein IMAP-Server. POP steht für Post Office Protocol. IMAP steht für Internet Mail Access Protocol. Bei beiden geht es darum, Post an Sie zu senden.
Ein typisches E-Mail-Server-Setup sieht folgendermaßen aus:
Der SMTP-Server lauscht an der bekannten Portnummer 25. POP3 lauscht an Port 110. IMAP verwendet Port 143. Wenn Sie neugierig auf die Installation sind, können Sie sich die Funktionsweise von Webservern ansehen, um Einzelheiten zu den Ports zu erfahren.
Der SMTP-Server
Das Versenden einer E-Mail fühlt sich augenblicklich an. Sie klicken auf „Senden“ und es ist weg. Aber hinter dieser einfachen Aktion verbirgt sich eine chaotische Abfolge von Handshakes, Suchvorgängen und Wiederholungsversuchen. Es ist keine Magie. Es ist Protokoll.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, ist Ihr E-Mail-Client nicht mehr der Mittelpunkt des Universums. Es übergibt die Nutzlast an einen SMTP-Server. In meinem Beispiel bin ich brain bei howstuffworks.com. Ich möchte mit jsmith auf mindspring.com sprechen. Ich verwende Outlook Express.
Die Einrichtung ist einfach. Während der Kontoerstellung habe ich Outlook Express mitgeteilt, dass der Mailserver für howstuffworks.com „mail.howstuffworks.com“ ist.
Hier ist die schrittweise Aufschlüsselung dessen, was tatsächlich passiert, wenn diese Nachricht meinen Computer verlässt.
Die Übergabe an den lokalen Server
Outlook Express öffnet eine Verbindung zu „mail.howstuffworks.com“ auf Port 25. Dies ist Standard. Dies ist der Standardport für SMTP-Verkehr.
Das Gespräch ist einfach. Ich sage dem Kellner, wer ich bin. Ich sage ihm, wen ich erreichen möchte. Ich lege den Text der Nachricht in den Stream.
Der Server sucht nach der „An“-Adresse: „jsmith@mindspring.com“.
Es teilt die Zeichenfolge. Der lokale Teil ist „jsmith“. Die Domain ist „mindspring.com“.
Wenn ich dies an „brain@howstuffworks.com“ gesendet hätte, wäre die Logik trivial. Der Server würde die Domäne erkennen, das Netzwerk vollständig umgehen und die Nachricht über ein Programm namens Delivery Agent direkt an den POP3-Server weiterleiten.
Aber „jsmith“ ist woanders. Der Server muss das Gebäude verlassen.
Nach dem Weg fragen
Der SMTP-Server kann nicht einfach erraten, wo „mindspring.com“ lebt. Es braucht Koordinaten.
Es fragt einen Domain Name Server oder DNS ab. Die Anfrage ist unverblümt: „Geben Sie mir die IP-Adresse für den SMTP-Server bei mindspring.com.“
Der DNS antwortet. Es stellt eine oder mehrere IP-Adressen bereit. Mindspring verfügt möglicherweise über mehrere Mailserver für Lastausgleich oder Redundanz. Der Server wählt einen aus und stellt eine Verbindung her.
Das Inter-Domain-Relay
Jetzt stellt „mail.howstuffworks.com“ eine Verbindung zu „smtp.mindspring.com“ (oder was auch immer die aufgelöste IP anzeigt) auf Port 25 her.
Das Gespräch wiederholt sich. Die gleichen einfachen Textbefehle. Die gleiche Struktur. Der HowStuffWorks-Server leitet die Nachricht an den Mindspring-Server weiter.
Mindspring blickt den Empfänger erneut an. Es sieht „jsmith“ und „mindspring.com“. Es weiß, dass dieser Benutzer auf seiner eigenen Hardware lebt. Es übergibt die Nachricht an seinen POP3-Server. Die Nachricht wird im Postfach von jsmith abgelegt.
Was passiert, wenn es fehlschlägt?
Netzwerke verwerfen Pakete. Server gehen offline. Manchmal schlägt die Verbindung fehl.
Wenn „mail.howstuffworks.com“ Mindspring nicht erreichen kann, verschwindet die Nachricht nicht. Es wird nicht gelöscht. Es steht in der Warteschlange.
Die meisten Server verwenden ein Programm namens sendmail, um diese Logistik abzuwickeln. Dadurch wird die Sendmail-Warteschlange erstellt.
Die Warteschlange ist nicht statisch. Es ist hartnäckig. Sendmail wird die Zustellung regelmäßig wiederholen. Das Standardintervall beträgt häufig alle 15 Minuten.
Das geht eine Weile so. Normalerweise sendet Ihnen das System nach vier Stunden eine Benachrichtigung. Es zeigt an, dass ein Problem vorliegt. Es behebt das Problem nicht. Es sagt Ihnen nur, dass es versucht.
Nach fünf Tagen geben die meisten Konfigurationen auf. Die Post wird als nicht zugestellt an Sie zurückgesendet. Du bekommst den Sprung. Sie wissen, dass es fehlgeschlagen ist.
Die Sprache von SMTP
Der gesamte Prozess basiert auf einem sehr begrenzten Vokabular. Der SMTP-Server versteht einfache Textbefehle. Wenn Sie sich den Rohdatenverkehr ansehen, werden Sie sie sehen.
Hier sind die Befehle, die den Motor antreiben:
- HALLO – So stellen Sie sich vor. Es baut die Sitzung auf.
- EHLO – Dies ist ebenfalls eine Einführung, erfordert jedoch den erweiterten Modus. Es signalisiert, dass der Client moderne Funktionen unterstützt.
- MAIL VON: – Hier geben Sie den Absender an. Das ist Ihre Identität.
- RCPT TO: – Sie geben den Empfänger an. Das ist das Ziel.
- DATA – Dies startet den Nachrichtentext. Zuerst kommen die Überschriften (An, Von, Betreff), dann folgt der Inhalt.
- RSET – Aktuelle Transaktion zurücksetzen. Beginnen Sie von vorne, ohne die Verbindung zu trennen.
- QUIT – Beenden Sie die Sitzung. Schließen Sie die Tür.
- HILFE – Fordern Sie eine Liste der unterstützten Befehle an.
- VRFY – Überprüfen Sie eine Adresse. Existiert dieser Benutzer tatsächlich?
- EXPN – Erweitern Sie eine Adresse. Wird normalerweise für Mailinglisten verwendet.
- VERB – Ausführliche Ausgabe.
Diese Befehle sind das Grundgerüst einer E-Mail. Sie sind alt. Sie sind textbasiert. Sie sind überraschend zerbrechlich. Dennoch verschicken sie täglich Milliarden von Nachrichten.
Die POP3- und IMAP-Server
In den einfachsten Versionen des POP3-Protokolls leistet der Server keine große Arbeit. Es ist wirklich nur ein dummer Eimer. Insbesondere verwaltet es eine Sammlung von Nur-Text-Dateien – eine pro Konto. Wenn eine neue Nachricht eintrifft, fügt der Server sie am Ende Ihrer Datei ein. Keine Sortierung. Keine Indizierung. Einfach anhängen.
Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, stellt Ihr Client über Port 110 eine Verbindung zu diesem Server her. Sie geben Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Nach der Authentifizierung entsperrt der Server diese Textdatei und lässt Sie darin stöbern. Die Befehlssprache ist unglaublich spärlich. Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit einem Roboter, der nur eine Handvoll Wörter kennt:
- BENUTZER – Senden Sie Ihren Ausweis.
- PASS – Senden Sie Ihr Passwort.
- BEENDEN – Verlassen Sie das Gespräch.
- LISTE – Zeigt mir die Nachrichten und ihre Größen.
- RETR – Nachrichtennummer X abrufen.
- DELE – Markieren Sie die Nachrichtennummer X zum Löschen.
- TOP – Zeigt mir die ersten X Zeilen der Nachrichtennummer Y.
Ihr E-Mail-Client reiht diese Befehle aneinander, um eine Kopie Ihrer E-Mails auf Ihre lokale Festplatte zu ziehen. Standardmäßig werden dann die Originale vom Server gelöscht. Der Server ist im Wesentlichen eine Brücke zwischen Ihrem Client und dieser einzelnen Textdatei. Es ist so einfach, dass Sie sogar über Telnet eine Verbindung zu Port 110 herstellen und diese Befehle manuell erteilen können, wenn Sie nostalgische Gefühle verspüren.
Der IMAP-Server
POP3 ist nützlich, wenn Sie Ihre E-Mails lieber auf Ihrem Laptop und nie auf Ihrem Desktop haben möchten. Es ist nicht sinnvoll, wenn Sie möchten, dass Ihre Post mit Ihnen reist. Die Haupteinschränkung von POP3 besteht darin, dass eine einmal heruntergeladene Nachricht auf diesem Computer verbleibt. Zeitraum.
Dies führt zu Reibungsverlusten bei Menschen, die zwischen einem Desktop im Büro und einem Laptop unterwegs hin- und herwechseln. Am Ende haben Sie fragmentierte Posteingänge. Sie überprüfen Ihr Telefon, sehen die Nachricht, dann überprüfen Sie Ihren Laptop und schon ist sie verschwunden.
Geben Sie IMAP (Internet Mail Access Protocol) ein.
IMAP dreht das Skript um. Anstatt Nachrichten abzurufen und zu löschen, behält IMAP alles auf dem Server. Ihre Ordner, Ihre Flags, Ihre Ordner innerhalb von Ordnern – sie alle bleiben auf dem Remote-Computer. Wenn Sie nach einer E-Mail suchen, durchsuchen Sie nicht Ihre lokale Festplatte. Der Server übernimmt die Suche. Das bedeutet, dass jedes Gerät, mit dem Sie eine Verbindung herstellen, genau den gleichen Status Ihres Posteingangs sieht.
Es handelt sich um ein fortgeschritteneres Protokoll, da davon ausgegangen wird, dass Sie möglicherweise mit Ihren E-Mails interagieren möchten, ohne jedes einzelne Byte in Ihren lokalen Cache herunterzuladen. Sie können Nachrichten organisieren, kennzeichnen und verschieben, und diese Änderungen werden sofort wieder mit dem Server synchronisiert.
IMAP-Probleme und Anhänge
E-Mail-Clients kommunizieren über Port 143 mit IMAP-Servern. Es handelt sich um eine Konversation, die auf einfachen Textbefehlen basiert. Sie bitten darum, Ordner aufzulisten. Sie fordern Nachrichtenkopfzeilen an. Sie rufen bestimmte E-Mails ab. Sie löschen alte. Sie durchsuchen das gesamte Archiv. Es ist unkompliziert.
Aber es gibt eine Lücke. Wenn Ihre E-Mails auf einem Server gespeichert sind, wie können Sie sie offline lesen?
Die meisten Clients lösen dieses Problem durch Caching. Sie laden Nachrichten herunter und speichern den gesamten Inhalt lokal. Stellen Sie sich das wie ein POP3-Setup vor, aber die Originale bleiben auf dem Server. Sie haben Kopien auf Ihrem Computer. Jetzt können Sie ohne Internetverbindung lesen oder antworten.
Wenn Sie die Verbindung wiederherstellen, erfolgt die Synchronisierung automatisch. Neue Nachrichten kommen. Gesendete E-Mails werden entfernt. Der Status wird aktualisiert.
Anhänge und Kodierung
Sie können Dateien an E-Mails anhängen. Word-Dokumente. Tabellenkalkulationen. Sounddateien. Software. Schnappschüsse.
Das sind keine Texte. E-Mail-Texte verarbeiten Text. Binäre Daten brechen das Protokoll. Jemand musste das beheben.
In den frühen Tagen haben Sie uuencode verwendet. Es war manuell. Sie haben das Programm mit einer Binärdatei ausgeführt. Es wurden 3 Bytes aus dieser Datei benötigt. Es wandelte sie in vier Textzeichen um. Die Logik ist einfach: Nehmen Sie 6 Bits, addieren Sie 32 und erstellen Sie ein Textzeichen.
Das Ergebnis ist eine verschlüsselte Version der Datei. Es enthält nur Text. Sie haben diesen Text direkt in den Text Ihrer E-Mail-Nachricht eingefügt. Es hat funktioniert. Es war klobig.
Heutzutage fühlt sich E-Mail einfach an. Das vergessen wir. Das System veränderte die Gesellschaft. Es hat die Kommunikation für immer verändert. Dennoch ist der Kernmechanismus überraschend einfach.
Routing-Regeln in Dingen wie sendmail werden komplex. Aber der grundlegende Ablauf ist klar. Wenn Sie das nächste Mal auf „Senden“ klicken, wissen Sie genau, wie die Nachricht dort ankommt.
Kostenlose und kostenpflichtige E-Mail-Dienste
Die Menschen nutzen das Internet nicht mehr nur zum Surfen. Sie verlassen sich darauf, um ihr Leben zu organisieren. Das Senden und Empfangen von E-Mails ist das Rückgrat dieser digitalen Existenz. Ganz gleich, ob Sie bei der Arbeit einen Deal abschließen oder sich bei Ihren Cousins melden: Der Posteingang ist der Ort, an dem alles geschieht.
Bereits im März 2007 stellten das Pew Internet und das American Life Project fest, dass 91 Prozent der US-Internetnutzer online waren, um E-Mails zu senden oder zu lesen. Die Hälfte dieser Benutzer tat dies täglich. Dieses Volumen ist nicht nur eine Zahl. Es ist eine Flutwelle.
das Ausmaß des E-Mail-Verkehrs
Sie denken vielleicht, dass Sie viele Nachrichten verschicken. Die Studie der Radicati-Gruppe vom Oktober 2007 bringt die Dinge ins rechte Licht. Allein im Jahr 2006 wurden täglich 183 Milliarden E-Mails versendet.
Diese Art von Volumen schafft einen Markt. Ein riesiger. Nutzer haben eine große Auswahl an Anbietern. Die Landschaft teilt sich in zwei klare Lager.
Kostenlose Dienste.
Bezahlte Dienste.
Die Giganten wie Gmail und Yahoo! dominieren den kostenlosen Kontingent. Sie arbeiten nach einem Werbemodell. Werbetreibende zahlen dafür, dass ihre Nachrichten den Kontoinhabern zugänglich gemacht werden. Es ist ein Handel. Sie erhalten kostenlosen Speicherplatz und kostenlose Tools. Sie erregen Ihre Aufmerksamkeit.
Auf der anderen Seite stehen Anbieter wie America Online, Apple und NetZero. Diese erheben eine Gebühr. Aber warum bezahlen, wenn die kostenlosen Optionen so robust sind?
Aufschlüsselung der großen Drei
Bewertungen verschiedener kostenloser E-Mail-Dienste offenbaren unterschiedliche Persönlichkeiten für jede Plattform. Hier sehen Sie, wie die Hauptakteure abschneiden.
Gmail
Gmail ist Googles Antwort auf den Posteingang. Es bietet praktisch unbegrenzten Online-Speicher. Für Vielnutzer ist das wichtig.
Die wahre Macht liegt in seiner Organisation. Gmail bietet Sortiermethoden, mit denen Sie das Chaos durchsuchen können. Sie können wichtige Nachrichten finden, ohne in Unordnung zu ertrinken.
Es ist nicht perfekt für Privatsphäre-Puristen. Als kostenloser Dienst stellt Gmail den Nutzern kontextbezogene Werbung zur Verfügung. Diese Anzeigen basieren auf Schlüsselwörtern, die Sie in Ihren Nachrichten finden. Das System sucht nach Spam, Würmern und Viren, aber auch nach Daten zur Schaltung von Anzeigen. Es bewältigt problemlos viele verschiedene Arten von Anhängen.
Yahoo! Post
Yahoo! bleibt einer der beliebtesten kostenlosen Dienste. Es bietet auch unbegrenzten Online-Speicher.
Was es auszeichnet, sind die integrierten Tools. Yahoo! Enthält Textnachrichten und RSS-Newsfeeds. Die Schnittstelle nutzt mehr als ein Dutzend Filter, um eingehende E-Mails automatisch zu ordnen.
Junk-Mail wird an einen Spam-Ordner gesendet. Bei Bedarf können Sie E-Mails manuell zu diesem Ordner hinzufügen. Die Drag-and-Drop-Organisationstools sind einfach zu verwenden. Für viele ist diese Einfachheit das Verkaufsargument.
MSN Windows Hotmail
Hotmail wird von Microsoft-Technologie unterstützt. Es verfügt über 5 GB Online-Speicherplatz. 5 GB sind zwar kleiner als die „unbegrenzten“ Ansprüche, sind aber für die meisten persönlichen Zwecke immer noch ausreichend.
Das Design ist vielseitig. Benutzer können die Farbe und das Layout ihres E-Mail-Managers anpassen. Sie haben die Wahl zwischen einem klassischen, bekannten Format und einem aktualisierten Look mit neuen Funktionen.
Für zusätzlichen Komfort sorgen Microsoft-Sicherheitsfunktionen gepaart mit bekannten Drag-and-Drop-Tools. Wenn Sie an Microsoft-Produkte gewöhnt sind, fühlt sich Hotmail wie eine natürliche Erweiterung Ihres Workflows an.
wann man bezahlte E-Mails in Betracht ziehen sollte
Bezahlte Anbieter wie Juno, EarthLink und Webmail.us bieten unterschiedliche Wertversprechen. Sie bieten oft mehr Stauraum, aber das ist selten der Hauptvorteil.
Der größte Vorteil ist die individuelle Anpassung. Es ist einfacher, eine personalisierte E-Mail-Adresse zu erhalten. Sie können Ihren tatsächlichen Namen eintragen. Das sieht professionell aus. Es sieht dauerhaft aus.
Bezahlte Dienste ermöglichen es Benutzern häufig, ihre E-Mail-Adresse auch dann beizubehalten, wenn sie ihren ISP wechseln. Sie sind nicht an die Infrastruktur eines Anbieters gebunden. Sie überprüfen auch Benutzer von Werbetreibenden. Wenn Sie es hassen, Werbung in Ihrem Posteingang zu sehen, lohnt es sich, für diese Funktion zu bezahlen.
Supportprobleme lassen sich einfacher lösen. Zu den besonderen Funktionen gehören benutzerdefinierte Spamfilter, zusätzliche E-Mail-Konten und mobiler Zugriff.
die versteckte Option
Vergessen Sie nicht Ihren ISP. Die meisten Internetdienstanbieter können ohne zusätzliche Kosten als E-Mail-Anbieter fungieren. Es ist oft in den Einstellungen vergraben, aber es ist da.
Andere kostenpflichtige E-Mail-Dienste sind auf Konten für kleine Unternehmen spezialisiert. Sie unterstützen Unternehmen beim Kauf und der Pflege eines Domainnamens. Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist eine benutzerdefinierte Domain nicht verhandelbar.
Für alle anderen ist das kostenlose Kontingent ausreichend. Die Werkzeuge sind leistungsstark. Der Stauraum ist ausreichend. Der Kompromiss mit Anzeigen ist überschaubar.
Als Nächstes geben wir einige Etikette-Tipps für das Schreiben und Senden von E-Mail-Nachrichten. Die Regeln sind anders als Sie vielleicht denken.
Warum Ihr E-Mail-Ton fehlschlägt, bevor er gesendet wird
Sie würden einen Kollegen im Flur nicht anschreien. Mit dem Chef eines Kunden würden Sie keinen Slang verwenden. Doch sobald Sie einen E-Mail-Client öffnen, lösen sich diese professionellen Filter oft auf. Der Bildschirm schafft Distanz. Es macht Unhöflichkeit leicht zu übersehen, selbst wenn sie direkt in Fettschrift steht.
Die meisten Menschen sind sich einig, dass Schimpfwörter im Geschäftsleben keinen Platz haben. Aber wie wäre es, wenn Sie Ihre Stimme erheben? Sie können Ihre Stimme in Texten nicht erheben. Oder kannst du? Die Linien sind verschwommen. Und wenn man sie ignoriert, kann man schnell an Glaubwürdigkeit verlieren.
Hier erfahren Sie, wie Sie aufhören, sich Feinde zu machen und Antworten erhalten.
Die Grundlagen: Respektieren Sie ihre Zeit
Die Leute sind beschäftigt. Sie jonglieren mit Slack, Zoom und ihren eigentlichen Jobs. Wenn Sie sie dazu bringen, nach Kontext zu suchen, haben Sie bereits verloren.
Verwenden Sie die Betreffzeile. Es handelt sich nicht um einen Vorschlag. Es ist eine Roadmap. Wenn Sie es überspringen, zwingen Sie den Empfänger, zu erraten, was sich darin befindet. Sie haben es eilig. Geben Sie ihnen den Hinweis. Es hilft ihnen bei der Triage. Es hilft ihnen, Prioritäten zu setzen.
Fassen Sie sich kurz. Es ist mir egal, wie witzig Sie sind. Heben Sie sich die Wortspiele für die Geburtstagskarte auf. Geben Sie die Nachricht an. Dann formulieren Sie die Frage. Klare Anweisungen sind jedes Mal besser als clevere Prosa.
Halten Sie es persönlich. Hören Sie auf, alle im Team auf CC zu setzen. Es verstopft Postfächer. Der Hauptempfänger fragt sich, warum er auf dem Laufenden ist. Sofern es keinen konkreten, triftigen Grund gibt, jemanden zu kopieren, führen Sie das Gespräch direkt. Ein Absender. Ein Empfänger.
Schnell antworten. Auch wenn Sie die Antwort noch nicht haben. Sag es. „Ich brauche mehr Zeit“ ist besser als Schweigen. Schweigen sieht nach Inkompetenz aus. Oder Gleichgültigkeit.
Die emotionale Intelligenzlücke
Menschen sind sensibel. Dem Text fehlt der Ton. Es fehlt an Nuancen. Man muss sich mehr anstrengen, um klar zu sein.
Nicht zu viele Satzzeichen setzen. Fragezeichen wie „?????“ oder Ausrufezeichen wie „!!!!“ vermitteln Sie keine Dringlichkeit. Sie vermitteln Frustration. Sie sehen aus, als würdest du schreien. Verwenden Sie normale Zeichensetzung. Lassen Sie die Worte die schwere Arbeit erledigen.
Niemals Großbuchstaben verwenden. Es liest sich wie Schreien. Es ist aggressiv. Wenn Sie einen Punkt hervorheben möchten, schreiben Sie ihn auf. „Ich möchte betonen, dass…“ funktioniert. „MACH DAS JETZT“ schafft Abwehrhaltung.
Lesen Sie es laut vor. Das klingt kitschig. Es funktioniert. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers. Wenn Sie den Satz laut aussprechen, klingt er dann hart? Klingt es passiv-aggressiv? Sobald Sie auf „Senden“ geklickt haben, können Sie es nicht mehr zurücknehmen. Denken Sie daran, dass der Empfänger über einen Drucker verfügt. Sie haben eine Vorwärtstaste. Schreiben Sie niemals etwas, das nicht im gesamten Unternehmen verbreitet werden soll.
Schreiben Sie nicht, wenn Sie wütend sind. Das ist die größte Falle. Du spürst die Hitze. Du tippst das Feuer. Sie klicken auf „Senden“. Und dann kannst du es nicht mehr zurücknehmen. Es kommt zurück, um dich zu verfolgen. Geh weg. Schlafen Sie darauf. Die E-Mail wird auch morgen noch da sein. Ihr Ruf ist vielleicht nicht so.
Die Sprachbarriere
Nicht jeder ist so „hip“ wie Sie. Digital-Native-Slang lässt sich nicht über Generationen oder Kulturen hinweg übersetzen.
Limit-Symbole. Emojis liegen im Trend. Sie vermitteln Stimmung. Aber kennen Sie den Unterschied zwischen einem sarkastischen und einem schelmischen Lächeln? Wahrscheinlich. Hat Ihr Empfänger? Vielleicht. Vielleicht auch nicht. Das Potenzial für unbeabsichtigte Straftaten ist zu hoch. Vermeiden Sie sie.
Abkürzungen minimieren. IMHO. FWIW. ROTFL. Diese dürften Ihnen klar sein. Sie könnten den Empfänger frustrieren und verwirren. Klarheit ist König. Wenn Sie das Akronym erklären müssen, haben Sie bereits versagt.
E-Mail ist ein Geschäftsbrief. Das war schon immer so. Die Missachtung der Grundregeln der Formalität zeugt von Respektlosigkeit. Es signalisiert, dass Sie der Meinung sind, dass die Zeit des Empfängers weniger wertvoll ist als Ihre. Lassen Sie nicht zu, dass Informalität Ihren beruflichen Ruf ruiniert.
Tiefere Tauchgänge
Wenn Sie die Hintergründe der von Ihnen versendeten E-Mails verstehen möchten, schauen Sie sich die Infrastruktur an.
Wie Webserver funktionieren erklärt die Maschinen, die Ihre Anfrage empfangen.
So funktionieren Domain Name Server zeigt, wie Sie von „google.com“ zu einer IP-Adresse gelangen.
Funktionsweise der Internet-Infrastruktur bildet die physischen Kabel und Router ab.
Wie Router funktionieren beschreibt die Verkehrspolizisten im Internet.
Wie Webseiten funktionieren schlüsselt HTML und CSS auf.
Wie Bytes und Bits funktionieren gelangt in die Rohdaten.
Wie Computerviren funktionieren erinnert Sie daran, warum Sicherheit wichtig ist.
Die technischen Standards, die dieses Durcheinander regeln, finden Sie in RFC 822 und RFC 1123. Sie definieren die Kernprotokolle. Post Office Protocol ist die alte Garde. Für einige Legacy-Systeme ist es immer noch relevant.
Die Regeln ändern sich. Die Technologie entwickelt sich weiter. Die Unhöflichkeit bleibt.
