De meeste mensen behandelen e-mail als een digitale postbus. Je laat er dingen in vallen, je haalt er dingen uit. Maar Yahoo Mail gaat minder over opslag en meer over workflow. Als u nu door de interface navigeert, vraagt u zich misschien af hoe u met grote bestanden moet omgaan of hoe u dat ene contract van drie jaar geleden kunt vinden. Het platform biedt specifieke tools voor het beheren van bijlagen, het organiseren van uw inbox met aangepaste mappen en het openen van uw e-mail vanaf vrijwel elke machine.
Het is niet perfect. Sommige gebruikers houden nog steeds vast aan de oudere Mail Classic -versie omdat deze de opgeblazenheid van de nieuwere interface mist. Maar voor degenen die bereid zijn zich aan te passen, biedt het moderne Yahoo Mail een verrassend robuuste reeks functies.
Omgaan met bijlagen zonder hoofdpijn
Bijlagen zijn het brood en de boter van digitale communicatie. In Yahoo Mail kunt u bestanden van maximaal 10 MB verzenden. Dit omvat de meeste Word-documenten, spreadsheets, afbeeldingen en zelfs HTML-bestanden. Audiobestanden zijn ook een eerlijk spel. Als uw bestand groter is, heeft u pech, tenzij u een externe link gebruikt, wat een verhaal voor een andere keer is.
Het toevoegen van een bijlage is eenvoudig, maar vergt wel even wat aandacht. U klikt op de knop “Bijvoegen” naast het paperclippictogram boven het venster Opstellen. Er wordt een bestandsbrowser geopend. U selecteert uw bestand en klikt op Openen. De bestandsnaam verschijnt boven de editor. Doe dit opnieuw voor meerdere bestanden. Yahoo scant elke uitgaande bijlage op virussen voordat deze uw outbox verlaat.
Bij het ontvangen ervan wordt het lastig. Boven het bericht ziet u een paperclippictogram. Om te zien waar u mee te maken heeft, moet u overschakelen naar ‘Volledige berichtweergave’. Dit onthult de bestandsnaam, het type en de grootte. Klik op de bestandsnaam. Er wordt opnieuw een virusscan uitgevoerd. Er verschijnt een venster waarin wordt aangegeven of het document schoon of geïnfecteerd is.
Als u de bron niet vertrouwt, klikt u op Annuleren. Als dit het geval is, selecteert u ‘Bijlage downloaden’.
U krijgt dan de keuze: het bestand op uw harde schijf opslaan, gewoon openen en bekijken, of annuleren. Het onderscheid is belangrijk. Door het op te slaan, wordt het bestand beveiligd. Als u het bekijkt, blijft het in een tijdelijke staat. Kies verstandig.
Chaos organiseren met archiveren en zoeken
De standaardmappen zijn er standaard. Inbox, Concepten, Verzonden, Spam, Prullenbak, Contacten en Alle feeds bevinden zich aan de linkerkant van het startscherm. Ze zijn statisch. Ze zijn veilig. Maar ze zijn niet genoeg als je meer dan een handvol actieve projecten hebt.
U kunt uw eigen mappen maken. Klik op “Toevoegen” naast het pictogram Mijn mappen. Er verschijnt een naamloze map. Dubbelklik op het woord “naamloos” om de naam ervan te wijzigen. Wees specifiek. ‘Belastingen’ is beter dan ‘Financiën’. ‘Project Alpha’ is beter dan ‘Werk’. Eenmaal aangemaakt, sleept u berichten vanuit uw inbox of andere mappen naar deze nieuwe ruimtes. Het is een handmatig proces. Het is effectief.
Wanneer u iets moet vinden (of het nu een adres, een specifiek document of een naam is die in een discussie wordt genoemd), is de zoekbalk uw hulpmiddel. Het bevindt zich linksboven, gemarkeerd door een vergrootglas en de tekst ‘Berichten zoeken’.
Typ wat je nodig hebt. Een naam. Een trefwoord in de hoofdtekst of bijlage. Een onderwerpregel. Druk op “Go” of druk op Enter. Er wordt een tabblad geopend met een lijst van elk bericht dat uw vraag bevat. Dit geldt ook voor inhoud die is verborgen in bijlagen. Klik op het gewenste bericht. Open het.
Er wordt niet alleen naar de onderwerpregel gekeken. Het graaft diep. Daarom is het belangrijk om uw bijlagen relevant te houden. Als u een pdf met de naam ‘invoice.pdf’ bijvoegt, maar de inhoud daarin gaat over een vakantie, kan de zoekopdracht deze over het hoofd zien als u in de metagegevens naar ‘vakantie’ zoekt. Maar als u zoekt naar ‘factuur’, wordt deze weergegeven.
Externe toegang en browservereisten
U hebt overal toegang tot Yahoo Mail. De URL is eenvoudig: http://mail.yahoo.com. Jij logt in. Jij werkt. Maar compatibiliteit is niet universeel. Het hangt af van uw besturingssysteem en browserversie.
Voor Windows-gebruikers heeft u Windows 2000 of hoger nodig. Uw browser moet Internet Explorer 5.5 of hoger, Firefox 1.0 en hoger, of Mozilla Suite 1.7 zijn. Dat is een oude lijst. Het weerspiegelt het tijdperk waarin deze versie van het Help-document werd geschreven.
Mac-gebruikers worden met verschillende beperkingen geconfronteerd. Je hebt Mac OSX 10.0 of nieuwer nodig. Uw browser moet Firefox 1.0 of nieuwer zijn, of Mozilla Suite 1.7. Internet Explorer is hier geen optie.
Mobiele toegang is een apart beest. De huidige handleiding wijst daar elders op, wat impliceert dat de desktopinterface niet de enige manier is om e-mail te controleren, maar wel de enige die hier wordt beschreven.
Waarom vasthouden aan Mail Classic?
Niet iedereen houdt van de nieuwere Yahoo Mail. Functies ontbreken in bepaalde browsers of op oudere Macintosh-computers. De interface kan rommelig aanvoelen. De tools worden mogelijk niet correct geladen.
U kunt op elk gewenst moment terugschakelen naar Mail Classic. Zoek naar de link ‘Terugschakelen’ in de linkerbovenhoek van uw startpagina. Klik erop. U keert terug naar de eenvoudigere versie met minder functies. Het mist de geavanceerde tools. Het mist de moderne zoekfunctie. Maar het werkt. Het is stabiel. Voor sommigen is dat genoeg.
Yahoo Mail biedt tal van hulpmiddelen om e-mailen eenvoudiger te maken. De vraag is of je ze wilt gebruiken, of dat je de voorkeur geeft aan de rust van de klassieke interface.
